ZUGFerD – elektronischer Rechnungsversand an Behörden bald verpflichtend

Florian-Tale Ostmann ist seit fünf Jahren in unserem Vertriebsteam. Ein abgeschlossenes Wirtschaftsstudium und jahrelange ERP-Erfahrungen qualifizieren ihn zum passenden Ansprechpartner für das heutige Thema: elektronischer Rechnungsversand mittels ZUGFeRD.

Michael Krutzke: Am 27.11.2020 läuft eine wichtige Frist ab. Worum geht es?
Florian-Tale Ostmann: Dieses Datum betrifft Händler, die mit öffentlichen Verwaltungen Geschäfte machen und natürlich auch Rechnungen schreiben. Die müssen danach in elektronischer Form, mit strukturierten Daten übermittelt werden. Und genau dafür gibt es ZUGFeRD, und das bedeutet Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland.

Wenn die Anwendung dieses User Guide so kompliziert ist wie der Name, dann …
Ganz und gar nicht! Der User braucht sich praktisch nichts zu merken. Er erstellt seine Rechnungen und verschickt sie, sofern wir ihm vorher das notwendige Modul installiert haben.

Kaum ein Händler dürfte ausschließlich öffentliche Verwaltungen als Kunden haben. Existieren dann zwei Prozesse bei der Rechnungsstellung?
Nein. Das ist ja das Bestechende an ZugfeRD. Es ändert sich nichts, und das liegt am ZUGFeRD-Konzept der hybriden Datei, die einen PDF- und einen XML-Bestandteil hat. Die PDF-Datei entspricht in ihrem Aufbau und ihrer Gestaltung der gewohnten Papierform. Die maschinenlesbaren Daten liegen im XML-Format vor. Mit der hybriden Datei kann jeder nach Belieben verfahren, sie nach Prüfung direkt elektronisch einlesen oder sie ausdrucken und ablegen. Auch kann der Händler sie natürlich auf Wunsch seiner Kunden ausdrucken und versenden. Darüber, wie aufwendig und vor allem auch fehleranfällig die manuelle Verarbeitung ist, brauchen wir aber nicht zu reden.

Nun ist der elektronische Datenaustausch – EDI – ja nichts Neues. Worin liegen die Unterschiede?
Erstmal geht es hier nur um Rechnungen. Bei den anderen EDI-Verfahren werden auch andere Belege, wie etwa Lieferscheine berücksichtigt. Sie finden häufig zwischen Großkonzernen Anwendung, die eben sehr komplexe Prozesse dadurch beschleunigen und absichern. Diese Absicherung durch Eliminierung menschlicher Fehler bei der manuellen Bearbeitung betone ich immer wieder. Allerdings sind die EDI-Verfahren aufwendig, teuer und deshalb für kleinere Mittelständler nicht eben attraktiv.

Aktuell gibt es die ZUGFeRD-Version 2.1.1. Irgendwann hat es demnach die Version 1.x.x gegeben. Was ist der Unterschied?
Dazu nur ganz kurz: Die erste Version wurde in Deutschland entwickelt – übrigens von einer in Bremen ansässigen Kommission – und dann zusammen mit französischen Partnern unter Berücksichtigung von deren Lösung zur aktuellen Version weiterentwickelt. Damit kamen auch europäische Richtlinien zur Anwendung, was für den europäischen Binnenmarkt natürlich unverzichtbar ist. Aber ich will hier nicht zu tief eintauchen, die entsprechenden Infos findet man im Netz.

Ok, der Unterschied zu einer gedruckten Rechnung und ihrer Versendung liegt natürlich auf der Hand. Was aber ändert sich für die Händler, die schon eine Weile ihre Rechnungen als PDF-Datei verschicken?
Das ist das erwähnte hybride Format. Setzen wir uns mal auf den Stuhl des Rechnungsempfängers: Der bekommt zur Zeit eine PDF-Rechnung, prüft sie, gibt die Daten händisch ins ERP ein und fügt eventuell noch die PDF-Datei diesem Datensatz hinzu. Mit ZUGFeRD bekommt er eine PDF, prüft die Rechnungsdaten, braucht diese im nächsten Schritt aber nicht händisch einzugeben, sondern überträgt die im XML-Format angehängten Daten per Knopfdruck via Schnittstelle ins ERP. Prozesse müssen nicht verändert werden, nur die manuelle Eingabe entfällt – und damit eine Fehlerquelle.

Wenn ein Händler seinen Kunden den Mehrwert dieser elektronischen Erfassung bieten will, ist das lobenswert. Was hat er dafür aufzuwenden, und wie umfangreich ist das?
Der Aufwand ist sehr gering: Modulpreis und wenige Stunden Einrichtung. Bei den Ausgangsrechnungen profitieren die Kunden von dieser Investition, bei Eingangsrechnungen profitiert man selbst, sofern man sie im ZUGFeRD-Format bekommt. Die Beurteilung des Aufwandes sollte folglich gesplittet werden, weil man auch die eigenen Prozesse der Rechnungserfassung verschlankt und absichert.

Gibt es bei diesem Verfahren noch einen Dienstleister zwischen dem Händler und seinem Kunden?
Eben nicht! Und das ist der große Unterschied zu den aufwendigeren EDI-Verfahren. Die Daten müssen nicht durch den Konverter eines Dienstleisters laufen, der sie für die Empfängerseite aufbereitet. Das erledigt unsere Schnittstelle gemäß den ZUGFeRD-Spezifikationen. Die empfängerseitige Schnittstelle liest sie entsprechend ein und fertig! Aber es geht wohlgemerkt hier nur um Rechnungsdaten! Wo es um weitere Belege geht, ist das herkömmliche EDI-Verfahren anzuwenden.

In Kurzform: Bei elektronisch übermittelten und ins ERP übernommenen Rechnungen entfällt die fehleranfällige manuelle Erfassung. ZUGFeRD ab dem 27.11.2020 bei Rechnungen für Behörden Pflicht, in der „freien Wirtschaft“ entscheidet der Markt über die Anwendung solcher Verfahren.
Korrekt! Und wer noch Fragen zum Thema hat, kann sich gern an mich oder an unser Vertriebsteam wenden. Umfangreiche Infos bietet die Seite https://www.ferd-net.de/