Projektmanagement bei der ERP-Einführung, beim ERP-Wechsel
ALPHAPLAN kommt direkt vom Hersteller in Ihr Unternehmen – seit mehr als 30 Jahren. Die langjährigen Erfahrungen flossen 2007 in die Entwicklung des „CVS-spezifischen Projektmanagements“, kurz CSP, das seitdem stetig optimiert wurde, um Ihnen bei der ERP-Einführungen zu helfen. Die Anforderungen, Auswahlkriterien und Einsatzbedingungen für ein ERP-System sind uns daher bestens vertraut.
Unser Project Office orientiert sich an den Standards der GMP (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) und bildet eine Art Unterstützungsbüro bei ERP-Einführungen.
Unsere nach IHK zertifizierten Projektleiter (m/w/d) übernehmen die Planung und Steuerung Ihrer ERP-Einführung. Unsere Consultants übernehmen die Umsetzung.
Phase 1 – Erstkontakt bis Angebote
Unsere Projektarbeit beginnt mit Phase 1 – eine der ganz wichtigen Phasen – in der wir das Projekt initialisieren und Informationen sammeln, die wir für die Erstellung eines qualifizierten Angebots benötigen. Diese Informationssammlung wird in einem, meist ein bis dreitägigen, PreSalesWorkshop generiert. Die Arbeitsergebnisse sind ein Projektstrukturplan (PSP), eine erste Roadmap und ein vorläufiger Meilensteinplan sowie das qualifizierte Angebot für die ERP-Einführung. Gegebenenfalls ziehen wir weitere Spezialisten hinzu, um ein optimales Ergebnis der ERP-Einführungen zu erzielen.
Phase 2 – Angebot bis Auftrag zur ERP-Einführung
Bei der Projektdefinition in Phase 2 geht es nun um den Feinschliff des potenziellen Vertrags. Das bedeutet Vertragsrahmenbedingungen und Inhalte werden konkret verhandelt und festgelegt.
Sollte es noch Klärungsbedarf aus der vorhergehenden Phase 1 geben, laden wir gerne zu einem weiteren Workshop ein. Der PSP sowie das Angebot werden soweit angepasst bis Konsens besteht.
Phase 3 – ERP-Einführung
In der Phase 3 geht es um die praktische Einführung von ALPHAPLAN durch Umsetzung der bereits definierten Arbeitspakete. Hier spricht man landläufig vom so genannten „Einführungsprojekt“ was in unserem CSP (CVS-spezifischen Projektmanagement) gleichbedeutend mit der Realisationsphase ist. Der entscheidende Vorteil in unserem CSP ist, dass Auftraggeber und Auftragnehmer zu diesem Zeitpunkt bereits deutlich besser darüber informiert sind, was sie bekommen werden bzw. was zu liefern und zu leisten ist und was es kosten wird. Wir rücken hierbei ein wenig von der Software ab und wenden uns der Branche unseres Auftraggebers und den dort arbeitenden Menschen zu. Durch gezielte Fragen bringen wir in Erfahrung, wer in den unterschiedlichen Abteilungen welche Funktionsbereiche und Geschäftsprozesse bei der ERP-Einführungen betreut. So können wir uns ein Bild über die Unternehmensorganisation machen.
Phase 4 – Support nach der ERP-Einführung
In der vierten Projektphase wird Ihnen das Projektteam noch eine Zeit lang mit Rat und Tat zur Verfügung stehen. Zu einem passenden Zeitpunkt schließen wir das Projekt formal ab und verbinden das gerne mit einer kleinen Feier. Danach wird eine Supportübergabe stattfinden, um den geregelten Übergang in den Support zu gewährleisten. Wir listen die offenen Punkte auf und treffen uns zu weiteren Workshops, um Ihren Nutzen durch die ALPHAPLAN-Einführung weiter auszubauen. Wie sie Ihr ERP individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen können, lernen Sie in unseren Seminaren.
Mitarbeiter über ERP-Projektmanagement
„Was macht Projektmanagement bei CVS für Dich aus?
Wofür ist es gut?“
„Für mich ist eine gute Zusammenarbeit wichtig. Es gibt keine Einzelkämpfer. Alle arbeiten zusammen, wobei die Verantwortungen und Erwartungen an mich und die anderen Beteiligten geklärt sind.
Wenn die Plan- und Steuerbarkeit auf gute Weise genutzt wird, können wir die Projekte so ziemlich mit Sicherheit durch ruhiges Fahrwasser ans Ziel bringen.“
Björn Tetzel
ERP Projektleiter
„Für mich bedeutet Projektarbeit eine abwechslungsreiche und spannende Arbeit. Man lernt in jedem Projekt wieder etwas Neues und bekommt – durch die gelebte Arbeitsweise im Consulting – doch eine gewisse Routine.
Durch jahrelange Erfahrung im Bereich des Projektmanagements kann CVS für seine Kunden ein verlässliches Grundgerüst für die Abwicklung von Projekten zur Verfügung stellen.“
Katharina Drawert
ERP Consultant
„Projektmanagement funktioniert für mich nicht statisch. Ein „Schema F“ gibt es nicht – es muss sich flexibel an die individuellen Anforderungen anpassen. Sollte der eine Weg nicht funktionieren, dann tut es ein anderer. Auf diese Weise bringe ich jede ERP-Einführungen auf optimalem Weg ans Ziel.“
Markus Jerônimo Moriße
ERP Projektleiter
Erfolgsfaktoren bei der ERP-Einführung
Aus nachweislich hunderten von erfolgreichen ALPHAPLAN-Einführungen haben wir viel gelernt und lernen in jedem Projekt wieder Neues dazu. Wir stimmen unser Vorgehen und die eingesetzten Methoden immer wieder darauf ab. Einige Faktoren sind jedoch für uns zu echten Klassikern geworden. Im Folgenden ein paar Beispiele.
Vertrauen und Verantwortung
Wir kommen als Fremde in Ihr Unternehmen und benötigen einen Vertrauensvorschuss, um für Sie bestmögliche Leistungen erbringen zu können. Diesen Vorschuss lösen wir mit professioneller Arbeit und Verantwortungsübernahme ein. Die Verantwortung für den Projekterfolg liegt auf beiden Seiten. Wir klären vor der Einführung die Rollen der Projektmitarbeiter sowie die jeweiligen Verantwortungsbereiche.
Fragen, zuhören und verstehen
Wir hören Ihnen immer erst zu und fragen solange, bis wir verstanden haben, was Sie wirklich benötigen. Erst dann handeln wir entsprechend. Das sorgt für optimale Nutzung von Möglichkeiten auf beiden Seiten. Wir betrachten nicht nur den Output, also das konkrete Arbeitsergebnis, sondern auch die erwünschten Auswirkungen, die dieses Ergebnis mit sich bringen soll.
Kommunikation und Mitarbeit
Allein bei dem Wort hat jeder individuelle Vorstellungen im Kopf. Das geht uns auch so. Wir kommunizieren auf Augenhöhe mit Ihnen und streben ein partnerschaftliches Miteinander in der Projektarbeit an. Viel hilft nicht immer viel; deshalb achten wir darauf, dass zur passenden Zeit die passenden Projektmitarbeiter miteinander sprechen. Nur, wenn wir miteinander sprechen, können wir verstehen, was Sie bewegt und unser Handeln danach ausrichten.
Zusammenarbeit, Verbindlichkeit und Transparenz
Durch den Einsatz moderner Technik und Software, wie z. B. dem Einsatz von Microsoft Teams, können wir Transparenz gewährleisten. Alle Planungs- und Steuerungdokumente liegen online vor und sind jederzeit einseh- und editierbar. Zudem können wir, wenn Sie wollen, miteinander chatten und somit dem Projekt ein wenig mehr Leichtigkeit und Lebendigkeit einhauchen. Bei aller Leichtigkeit handeln wir stets verbindlich und halten uns an Absprachen.
Auftragsklärung
Auch nach intensivsten Vorgesprächen und Pre-Sales Workshops kann es bei der Einführung vorkommen, dass wir Abweichungen vom Auftragsportfolio erkennen. Das kann z. B. durch das Entdecken einer Prozessvereinfachung durch einen Prozessworkshop entstehen. Egal welche Ursache vorliegt, wir werden darüber sprechen. Wir zeigen Ihnen die Auswirkungen auf die ERP-Einführungen auf und Sie entscheiden, wie Sie damit umgehen wollen.
Kompetenz
Unser Consultingteam verfügt nicht nur über viel Erfahrung, sondern auch über ausgezeichnete und ausgewählte Kompetenzen. Die Basis dafür ist eine Projektleiterzertifizierung durch die IHK. Des Weiteren bilden sich unsere Mitarbeiter in technischen und sozialen Fachbereichen ständig fort. Bedeutet: Wir wollen nicht nur, wir können es auch.
Leiter ERP Consulting
Jörg Rieke über ERP-Einführungen
Warum ist Projektmanagement bei der ERP-Einführung so wichtig?
Unsere Kunden verknüpfen mit ALPHAPLAN bestimmte Nutzenerwartungen. Diese Erwartungen müssen wir frühzeitig auf ihre Umsetzbarkeit hin überprüfen und sie dann entweder bestätigen oder Anpassungen empfehlen. Wenn wir sie bestätigen, müssen wir auf den unterschiedlichsten Ebenen aktiv werden. Schließlich sind heutige ERP-Systeme hochkomplex und in eine nicht minder komplexe betriebliche Organisation einzugliedern.
Was ist die Aufgabe des Softwarelieferanten bei der ERP-Einführung?
Es ist unsere Aufgabe, alle Faktoren zu ermitteln, die für eine erfolgreiche Eingliederung des technischen Systems in die Organisation eine Rolle spielen. Genau das ist ein Teil unserer Projektarbeit. Wir denken nämlich in Auswirkungen und Wirkungszusammenhängen. Nur dann kommt das ins Spiel, was heute gern „nachhaltig“ genannt wird. Damit wir aber etwas zu Denken haben, müssen wir eine Menge wissen. Also fragen wir, und zwar so lange, bis wir alles verstanden haben. Vermuten reicht uns nicht, wir müssen verstehen.
Fragen sind das Wichtigste?
Die Fragen sind für uns so etwas wie Atemzüge – über deren Wichtigkeit braucht man nicht zu reden. In einem dynamischen System ist übrigens alles unter bestimmten Umständen „das Wichtigste“. Irgendein scheinbares Randereignis kann nämlich alles zum Kippen bringen. Aber zurück zum „Wichtigsten“. Das findet bei uns übrigens noch vor dem Auftrag statt.
Was bedeutet für Sie ehrliche Kommunikation?
Ich sage es mal etwas provokativ: Einen Auftrag abzusagen, kann das Wichtigste sein.
Ich meine das durchaus ernst. Wenn Software und Unternehmensanforderungen nicht zusammenpassen, sollte man auf einen Auftrag verzichten. „Nicht richtig Passendes“ kann man vielleicht eine Weile irgendwie hinbiegen. Irgendwann aber wird die Rechnung präsentiert, und die ist garantiert erheblich höher als bei einem rechtzeitigen Umsteuern. Das ist nicht oft der Fall, aber umso gravierender sind gerade die seltenen Fälle, bei denen alle verlieren.
Was ist ein „Pre-Sales-Workshop“?
Wenn wir als Lieferanten in die engere Auswahl kommen, schlagen wir dem Interessenten einen “Pre-Sales-Workshop” vor. Diese kostenpflichtige Veranstaltung ist fest in unserem CVS-spezifischen Projektmanagement (CSP) verankert. Darin klären alle später Beteiligten gemeinsam die Anforderungen und erarbeiten Eckpunkte zur späteren Umsetzung. Diese Workshops haben sich bewährt – wie auch das gesamte CSP.
Was macht das CSP so erfolgreich? Welche Elemente bietet es noch?
Im CSP fassen wir eigentlich nur ganz einfache Dinge zusammen. Wir setzen keine hochkomplexe Projektsoftware ein, sondern beschränken uns auf das Notwendigste. Das allerdings setzt nicht nur Erfahrungen, sondern auch solide Ausbildungen mit den entsprechenden Zertifizierungen voraus.
Der Verlauf eines Projekts sei kurz skizziert: Bei Auftragserteilung als Folge des Workshops wird ein Projektteam gebildet und werden Regeln der Zusammenarbeit verabredet. Wir informieren unsere Kunden regelmäßig über Zeit, Leistung, Aufwand und Kosten. Wir ermitteln Risikopotentiale und tun alles, um Risiken nicht zum Problem werden zu lassen. Dabei erkennen wir aber auch Chancen, die wir entsprechend nutzen. Insgesamt schont unsere Projektplanung und -steuerung die Ressourcen unserer Kunden, weil wir frühzeitig genau wissen, wann wir was brauchen, um Ergebnisse möglichst punktgenau liefern zu können.
Welche Funktion hat das Project Office?
Ist so etwas wie ein Leitstand, bei dem alle Fäden zusammenlaufen und sämtliche Ressourcennutzungen rechtzeitig und anforderungsgerecht geplant und gesteuert werden.
Abschließend: Bei unseren Projekten haben wir es mit einem sehr komplexen System aus Software und betrieblicher Organisation zu tun. Wir denken nicht daran, das noch durch ein komplexes Projektmanagementsystem zu ergänzen, dessen Selbsterhalt schon einen hohen Aufwand fordert. Das CSP ist einfach, es bietet leicht zu bedienende Werkzeuge, erfordert aber umso mehr Erfahrungen und eine solide Qualifikation.
ERP Consultant
Katharina Drawert über ERP-Wechsel
Was macht das ALPHAPLAN Projektmanagement für dich so besonders?
Projektarbeit bedeutet abwechslungsreiche und spannende Arbeit. Man lernt in jedem Projekt wieder etwas Neues und bekommt – durch die gelebte Arbeitsweise im Consulting – doch eine gewisse Routine. Auch Transferwissen findet in vielerlei Hinsicht Anwendung.
Ich nutze jede Menge Tools, die mich beim Projektmanagement unterstützen, sei es für die Selbstorganisation oder für einen Überblick über den Gesamtstatus (PSP) oder eigene Aufgabenpakete (LOP).
Die Zusammenarbeit findet häufig abteilungsübergreifend statt. Erfolgsfaktor für die erfolgreiche Projektarbeit ist die Unterstützung und Zusammenarbeit im Team.
Was macht das ALPHAPLAN Projektmanagement für Kunden so besonders?
Durch jahrelange Erfahrung im Bereich des Projektmanagements konnte CVS ein verlässliches Grundgerüst für die Abwicklung von Projekten zur Verfügung stellen.
Die strukturierte Planung und Vorgehensweise der Erfassung, Erarbeitung eines für jeden Kunden hochkomplexen und kostenintensiven ERP-Projektes bietet dem Auftraggeber ein hohes Maß an Sicherheit und Struktur. Die von CVS bereitgestellten Werkzeuge wie z.B. die Roadmap und vor allem PSP und LOP sind für alle Beteiligten eine hilfreiche Orientierungshilfe. Der Status des Projektes z. B. was Kosten, Fortschritt, Schwierigkeiten und offene Aufgaben anbelangt, sind im Zugriff des Kunden. Auf Abweichungen, die im Alltagsgeschäft normal sind, kann frühzeitig reagiert werden.
Die Vorteile liegen klar auf der Hand: Die Produktivität wird gesteigert und alle sprechen eine gemeinsame Sprache.
ERP Consultant
Katharina Drawert über ERP-Wechsel
