Fragen ist für uns wie Atmen …

Jörg Rieke, Leiter des CVS Project Office

Warum Projektmanagement?

Jörg Rieke: Unsere Kunden verknüpfen mit ALPHAPLAN bestimmte Nutzenerwartungen. Diese Erwartungen müssen wir frühzeitig auf ihre Umsetzbarkeit hin überprüfen und sie dann entweder bestätigen oder Anpassungen empfehlen. Wenn wir sie bestätigen, müssen wir auf den unterschiedlichsten Ebenen aktiv werden. Schließlich sind heutige ERP-Systeme hochkomplex und in eine nicht minder komplexe betriebliche Organisation einzugliedern.

Ist denn Letzteres die Aufgabe des Softwarelieferanten und nicht des anwendenden Betriebs?

Zumindest ist unsere Aufgabe die Ermittlung aller Faktoren, die für eine erfolgreiche Eingliederung des technischen Systems in die Organisation eine Rolle spielen. Genau das ist ein Teil unserer Projektarbeit. Wir denken nämlich in Auswirkungen und Wirkungszusammenhängen. Nur dann kommt das ins Spiel, was heute gern „nachhaltig“ genannt wird. Damit wir aber etwas zu Denken haben, müssen wir eine Menge wissen. Also fragen wir, und zwar so lange, bis wir alles verstanden haben. Vermuten reicht uns nicht, wir müssen verstehen.

Fragen sind das Wichtigste?

Die Fragen sind für uns so etwas wie Atemzüge – über deren Wichtigkeit braucht man nicht zu reden. In einem dynamischen System ist übrigens alles unter bestimmten Umständen „das Wichtigste“. Irgendein scheinbares Randereignis kann nämlich alles zum Kippen bringen. Aber zurück zum „Wichtigsten“. Das findet bei uns übrigens noch vor dem Auftrag statt.

Und das wäre?

Ich sage es mal etwas provokativ: Einen Auftrag abzusagen, kann das Wichtigste sein.

Wie bitte?

Ich meine das durchaus ernst. Wenn Software und Unternehmensanforderungen nicht zusammenpassen, sollte man auf einen Auftrag verzichten. Nicht richtig Passendes kann man vielleicht eine Weile irgendwie hinbiegen. Irgendwann aber wird die Rechnung präsentiert, und die ist garantiert erheblich höher als bei einem rechtzeitigen Umsteuern. Das ist nicht oft der Fall, aber umso wichtiger sind gerade die seltenen Fälle, bei denen alle verlieren.

Gescheiterte oder notleidende Projekte werden immer wieder beklagt. Was kann man tun, um so etwas zu vermeiden?

Wenn wir als Lieferanten in die engere Auswahl kommen, schlagen wir dem Interessenten einen “Pre-Sales-Workshop” vor. Diese kostenpflichtige Veranstaltung ist fest in unserem CVS-spezifischen Projektmanagement – CSP – verankert. Darin klären alle später Beteiligten gemeinsam die Anforderungen und erarbeiten Eckpunkte zur späteren Umsetzung.

Werden die Kosten denn akzeptiert?

Das werden sie, weil wir überzeugend darlegen können, was davon abhängt. Diese Workshops sind übrigens eine Erfolgsgeschichte, wie das gesamte CSP.

Was macht das CSP so erfolgreich? Welche Elemente bietet es noch?

Im CSP fassen wir eigentlich nur ganz einfache Dinge zusammen. Wir setzen keine hochkomplexe Projektsoftware ein, sondern beschränken uns auf das Notwendigste. Das allerdings setzt nicht nur Erfahrungen, sondern auch solide Ausbildungen mit den entsprechenden Zertifizierungen voraus.
Der Verlauf eines Projekts sei kurz skizziert: Bei Auftragserteilung als Folge des Workshops wird ein Projektteam gebildet und werden Regeln der Zusammenarbeit verabredet. Wir informieren unsere Kunden regelmäßig über Zeit, Leistung, Aufwand und Kosten. Wir ermitteln Risikopotentiale und tun alles, um Risiken nicht zum Problem werden zu lassen. Dabei erkennen wir aber auch Chancen, die wir entsprechend nutzen. Insgesamt schont unsere Projektplanung und -steuerung die Ressourcen unserer Kunden, weil wir frühzeitig genau wissen, wann wir was brauchen, um Ergebnisse möglichst punktgenau liefern zu können.

Und das Project Office?

Ist so etwas wie ein Leitstand, bei dem alle Fäden zusammenlaufen und sämtliche Ressourcennutzungen rechtzeitig und anforderungsgerecht geplant und gesteuert werden.
Abschließend: Bei unseren Projekten haben wir es mit einem sehr komplexen System aus Software und betrieblicher Organisation zu tun. Wir denken nicht daran, das noch durch ein komplexes Projektmanagementsystem zu ergänzen, dessen Selbsterhalt schon einen hohen Aufwand fordert. Das CSP ist einfach, es bietet leicht zu bedienende Werkzeuge, erfordert aber umso mehr Erfahrungen und eine solide Qualifikation.