ERP für den Mittelstand – Das sollten Sie wissen!
Mittelständische Unternehmen stehen im großen Wettbewerb und müssen sich stetig an neue Markt- und Kundenanforderungen anpassen. ERP-Systeme können dabei helfen die eigenen Prozesse effizienter zu gestalten und so einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. Erfahren Sie u. a. welche Vorteile ERP-Systeme für den Mittelstand bieten, worauf Sie bei der ERP-Auswahl achten sollten und warum Sie von einer ERP-Beratung profitieren.
Was Sie auf dieser Seite erwartet:
- Mittelständler aufgepasst: Was ist eine ERP-Lösung?
- Was bringt ein ERP dem Mittelstand?
- ALPHAPLAN – Das ERP-System für den Mittelstand
- ERP-Module und Funktionen von ALPHAPLAN
- Woran mittelständische Unternehmen merken, dass sie ein ERP brauchen
- Kompetente ERP-Beratung für mittelständische Unternehmen
Mittelständler aufgepasst: Was ist eine ERP-Lösung
Eine ERP-Lösung oder auch ERP-System bezeichnet eine Software, die für die Planung und Verwaltung von Ressourcen innerhalb eines Unternehmens verwendet wird. Die Abkürzung ERP steht dabei für Enterprise Resource Planning. In einem ERP-System laufen die Daten aller Kernprozesse aus den Bereichen Einkauf, Vertrieb, Finanz- und Rechnungswesen, Produktion und Personal zusammen und werden in einer zentralen Datenbank gespeichert. Insbesondere in der Wachstumsphase, in der Prozesse immer komplexer werden, gewinnt das ERP für KMU eine immer größere Bedeutung.
Was bringt ein ERP dem Mittelstand
Vorteile von ERP-Lösungen für den Mittelstand
ERP-Lösungen für den Mittelstand bringen zahlreiche Vorteile. Die zentrale Verwaltung von Daten erhöht die Transparenz, vermeidet Inselwissen und hilft Abteilungen dabei besser zusammenzuarbeiten. Mittelständische Unternehmen profitieren aber auch stark von einer erhöhten Produktivität und Zeitersparnis, die mit den effizienteren Prozessen einer Warenwirtschaft für KMU einhergehen. Insbesondere die einheitliche und konsistente Datenhaltung sowie die Möglichkeit von Automatisierungen helfen dabei Fehler im Arbeitsalltag zu vermeiden.
Weitere Vorteile eines ERP für KMU:
- Zentrale Verwaltung von Daten
- Prozessoptimierung / effizientere Prozesse
- Zeitersparnis im Arbeitsalltag
- Überblick über alle Zahlen, Daten und Prozesse
- Bessere Zusammenarbeit
- Kostensenkung
- Minimierung von Fehlerquellen
- Leichtere Kundenpflege
- Optimierter Informationsfluss im Unternehmen
- Möglichkeit von Automatisierungen
- Einfacher Datenaustausch zwischen Systemen
ERP als wichtiger Treiber der Digitalisierung des Mittelstandes
Mittelständische Unternehmen stehen vor der Herausforderung, dass Daten oft noch in analoger Form oder nur in den Köpfen der Mitarbeitenden vorliegen und dezentral verwaltet werden. Ein ERP-System für den Mittelstand hilft dabei Prozesse zu digitalisieren und Daten in einheitlicher Form an einer zentralen Stelle zu verwalten, sodass alle Mitarbeitenden darauf zugreifen und effizienter arbeiten können. Darüber hinaus können durch eine digitalisierte Datenhaltung Informationen sehr einfach zwischen Systemen und Unternehmen ausgetauscht werden.
Einfluss eines ERP-Systems auf das Wachstum von KMU
Umso größer KMU werden, umso komplexer werden auch ihre Prozesse. Ein ERP für KMU hilft dabei diese Herausforderung zu bewältigen und Unternehmen beim Wachstum zu begleiten. So behalten kleine und mittelständische Unternehmen auch bei einer größer werdenden Anzahl an Mitarbeitenden und komplexeren Anforderungen jederzeit den Überblick über ihre Daten und Prozesse. Von Vorteil ist, wenn die ERP-Software skalierbar ist und mit dem Unternehmen mitwächst, sodass auch zukünftige Herausforderungen bewältigt werden können.
ERP als Wettbewerbsvorteil für den Mittelstand
Besonders im Vergleich zu Unternehmen, die noch auf ein veraltetes Warenwirtschaftssystem oder sogar ausschließlich auf Excellisten setzen, kann ein aktuelles ERP-System für KMU den entscheidenden Wettbewerbsvorteil bringen. Durch die einfachere Planbarkeit von Ressourcen durch die ERP-Software profitieren KMU von einem besseren Überblick über Bestände, Aufträge und Lieferungen und können so schneller und flexibler auf Kundenanfragen reagieren, kürzere Lieferzeiten realisieren, vorausschauender einkaufen und so jederzeit lieferfähig bleiben.
Diese Abteilungen profitieren von einer ERP-Software für KMU
Durch die effizienteren Prozesse bringt eine neue ERP-Software für KMU einige Vorteile. Die Optimierungen sind grundsätzlich für alle Abteilungen ein Gewinn, besonders profitieren allerdings die Abteilungen, die direkt in die Ressourcenplanung und Verwaltung involviert sind. Der Vertrieb kann Kundinnen und Kunden sofort Auskünfte über die Lieferzeit von Produkten geben und schnell Angebote verfassen, der Einkauf kann Bestellungen vorausschauend tätigen und so die Verfügbarkeit von Produkten und Rohstoffen sicherstellen und die Logistik ihren Personaleinsatz frühzeitig planen.
ALPHAPLAN – Das ERP-System für den Mittelstand
ERP-Module und Funktionen von ALPHAPLAN
- Warenwirtschaft
- Customer Relationship Management (CRM)
- Rechnungswesen
- Onlineshop
- Helpdesk / Support
- Retourenmanagement / RMA
- Qualitätssicherung
Woran mittelständische Unternehmen merken, dass sie ein ERP brauchen
- Daten sind inkonsistent aufgrund der Pflege in mehreren Systemen
- Inselwissen in Abteilungen aufgrund dezentraler Datenhaltung
- Mitarbeitende wenden viel Zeit für die Beschaffung und Zusammenstellung von Informationen auf
- Hoher Zeitaufwand für die Bewältigung wiederkehrender Arbeiten, die sich auch automatisieren ließen
- Mitarbeitende können keine genauen Angaben über Verfügbarkeiten machen
- Hoher Kommunikationsaufwand innerhalb der Abteilungen aufgrund fehlender Daten
- Es besteht kein ausreichender Überblick über die letzten Kundenaktivitäten
- Aufgrund unklarer Datenlage werden strategische Entscheidungen erschwert
- Auf Kundenanfragen kann nur langsam und unflexibel reagiert werden
- Viele Prozesse finden noch analog statt (z.B. die Lagerverwaltung) und müssen händisch in das System eingegeben werden
- Unzureichender Überblick über Aufträge, Bestände und Lieferungen
- Hoher IT-Aufwand für die Verwaltung verschiedener Systeme
Worauf sollten mittelständische Unternehmen bei der ERP-Auswahl achten?
Mittelständische Unternehmen sind oft hochgradig spezialisiert, deswegen sollte bei der Auswahl einer geeigneten ERP-Software für KMU darauf geachtet werden, dass mit dem Funktionsumfang alle zentralen Prozesse des Unternehmens abgebildet werden können. ERP-Systeme bieten oft auch branchenspezifische Funktionen an, mit denen die Effizienz im Unternehmen weiter erhöht werden kann. Darüber hinaus sollte darauf geachtet werden, dass die ERP-Software flexibel und skalierbar ist, um auch zukünftigen Herausforderungen im Mittelstand gerecht zu werden.
Unterschiede zwischen ERP-Lösungen für den Mittelstand
Es gibt eine große Auswahl an ERP-Lösungen für den Mittelstand, die sich vom Aufbau und Funktionsumfang zum Teil stark unterscheiden. Während Cloud-Systeme schneller eingerichtet werden können, punkten On-Premise-Lösungen auf lokalen Servern mit einer höheren Flexibilität bei Anpassungen und einem besseren Datenschutz. Konzern-Lösungen sind oft komplex und wenig flexibel, wohingegen ERP-Systeme von kleinen Anbietern oft einen eingeschränkten Funktionsumfang bieten und nur eine eingeschränkte Skalierbarkeit aufweisen. Hier gilt es einen guten Kompromiss zu finden, der KMU in ihrer jeweiligen Branche optimal unterstützt.
Die passende ERP-Branchenlösung ins Auge fassen
Bei der Auswahl einer neuen Warenwirtschaft für KMU ist eine ERP-Branchenlösungen oft eine gute Idee, weil ihre Funktionen den Herausforderungen einer Branche am besten gerecht werden und so für eine erhöhte Effizienz sorgen. Im Handel ist beispielsweise wichtig sehr einfach viele Preise, Rabatte und Aktionen gleichzeitig verwalten zu können, sodass für den jeweilige/n Kundin/Kunden automatisch immer der richtige Preis gezogen wird. Im internationalen Handel hingegen legen Unternehmen einen großen Wert auf die Verwaltung unterschiedlicher Sprachen und Fremdwährungen. Auch Schnittstellen zu diversen Systemen und Plattformen können für die eigene Branche von hoher Bedeutung sein.
ALPHAPLAN wurde übrigens bereits mehrfach als ERP-System des Jahres für unterschiedliche Branchen ausgezeichnet.
Das sollte ein ERP-System für mittelständische Unternehmen mitbringen
- Ein schnelles, effizientes Suchsystem
- Ein individualisierbares User Interface
- Eine gute Anpassbarkeit an die eigenen Prozesse
- Eine schnelle und einfache Verwaltung von Angeboten, Aufträgen und Lieferungen
- Die Möglichkeit, selbstständig Prozesse zu automatisieren
- Vielfältige Schnittstellen für andere Systeme
- Flexibilität für spätere Anpassungen
- Skalierbarkeit bei Unternehmenswachstum und weiteren Standorten
- Ein einfaches Lieferantenmanagement
- Gute Übersicht über Zahlen und Daten (inkl. Reports)
Kostenfalle ERP-Projektmanagement für KMU
Unternehmen führen nicht jedes Jahr ein neues ERP-System ein. Insbesondere KMU, die wenige oder sogar keine Mitarbeitende im Bereich ERP-Management beschäftigen, fällt es deshalb schwer vor der Einführung eines ERP alle Kosten zu überblicken. So kommt es beispielsweise vor, dass Angebote von ERP-Anbietern zu niedrig kalkuliert werden, um sich vom jeweiligen Wettbewerber abzusetzen. Oft wird dann der Aufwand für Software-Anpassungen, Daten-Migration oder weitere Dienstleistungen zu niedrig angesetzt oder Kosten für Schulungen nicht eingepreist. Wichtig ist deshalb einen erfahrenen Partner für das ERP-Projektmanagement an seiner Seite zu haben, der die richtigen Fragen stellt. Durch unser strukturiertes Projektmanagement bei ALPHAPLAN sorgen wir dafür, dass Anforderungen an das ERP-System von Anfang an richtig kalkuliert und in einem Projektstrukturplan festgehalten werden, damit kleine und mittelständische Unternehmen nicht von unvorhergesehenen Kosten überrascht werden.
Mehr Informationen zu diesem Thema finden Sie auf unserer Seite ERP-Projektmanagement.
Kompetente ERP-Beratung für mittelständische Unternehmen
Ein ERP-System für KMU einzuführen ist durchaus komplex und der Aufwand dafür wird oft unterschätzt. Bei unerfahrenen Projektleitern und Projektleiterinnen kann es deshalb schnell dazu kommen, dass die Anforderungen an ein ERP und die Ziele des Projekts unzureichend definiert werden und sich somit die Dauer der Umsetzung sowie die damit verbundenen Kosten deutlich erhöhen. Umso wichtiger ist deshalb, dass mittelständische Unternehmen auf eine kompetente ERP-Beratung zurückgreifen können.
Wenn das Know-how im eigenen Hause nicht vorhanden ist, kann es durchaus sinnvoll sein auf externe ERP-Berater:innen zurückgreifen, was jedoch mit zusätzlichen Kosten verbunden ist. Bei der Einführung des ERP-Systems von ALPHAPLAN erhalten Sie die Software, ERP-Beratung, Projektmanagement und Umsetzung direkt von Entwickler:innen, ohne eine zusätzliche Vermittlung. Die direkte Kommunikation führt zu einem effizienten Ablauf und sorgt dafür, dass das ERP-Projekt den Zeit- und Kostenrahmen zuverlässig einhält. Dies konnten unsere erfahrenen ERP-Berater:innen bereits in über 1000 Kundenprojekten im Mittelstand erfolgreich unter Beweis stellen.
ERP-Mittelstand: Lassen Sie sich beraten!
Sie haben Fragen zum ERP-Mittelstand und ALPHAPLAN?
Unsere erfahrenen Expertinnen und Experten beraten Sie gerne und stehen Ihnen bei Ihrer ERP-Auswahl kompetent zur Seite.
