ERP-Projektmanagement
Ein gutes ERP-Projektmanagement bildet die Basis für eine strukturierte Einführung eines ERP-Systems und sorgt dafür, das Unternehmen das bestmögliche aus der ERP-Software herausholen können. Auf dieser Seite erfahren Sie mehr über die Vorbereitung, den Ablauf und weitere wichtige Aspekte des ERP-Projektmanagements. Allgemein und im Speziellen zu unserem ERP-System ALPHAPLAN.
- Was ist ERP-Projektmanagement?
- ERP-Projektmanagement zur ERP-Einführung
- Projektmanagement innerhalb der ERP-Software
- Wozu braucht man ein ERP-Projektmanagement?
- ALPHAPLAN: Erfolgreiches ERP-Projektmanagement in 4 Phasen
- Was können Unternehmen zu einem erfolgreichen ERP-Projektmanagement beitragen?
- Risiken bei einem schlechten ERP-Projektmanagement
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Was ist ERP-Projektmanagement?
Es gibt zwei Arten von ERP-Projektmanagement. Zum einen das Projektmanagement im Rahmen einer ERP-Einführung und einmal das Projektmanagement innerhalb einer ERP-Software zur Verwaltung von Projekten. Auf dieser Seite wird es primär um das Projektmanagement zur ERP-Einführung gehen. Sollte Sie nach einer Software zur Projektverwaltung suchen, finden Sie auf dieser Seite weitere Informationen.
ERP-Projektmanagement zur ERP-Einführung
Die Bedeutung des ERP-Projektmanagements bei der ERP-Einführung wird oft unterschätzt, obwohl hiervon maßgeblich der Erfolg eines ERP-Projekts abhängt. Ein gutes Projektmanagement geht detailliert auf Ihre Anforderungen ein, hilft Ihnen bei der Optimierung Ihrer Prozesse innerhalb der ERP-Software und sorgt für einen strukturierten Einführungsprozess.
Projektmanagement innerhalb der ERP-Software
Neben dem Projektmanagement für die ERP-Einführung gibt es auch noch das Projektmanagement innerhalb der ERP-Software. Die zentrale Verwaltung von Projekten innerhalb des eigenen ERP-Systems bietet einige Vorteile. Hierzu gehören unter anderem die bessere Übersicht über Termine, Dokumente und die bisherige Kommunikation sowie eine leichtere Abstimmung und Zusammenarbeit.
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf unserer Seite ERP-Projektverwaltung
Wozu braucht man ein ERP-Projektmanagement?
Das ERP-Projektmanagement hat zum Ziel das neue ERP-System möglichst reibungslos in die eigene Geschäftsumgebung zu integrieren und dabei das Potential der Software bestmöglich auszuschöpfen.
Folgende Aspekte können durch ein gutes ERP-Projektmanagement positiv beeinflusst werden:
Effiziente und effektive Implementierung:
Ein erfahrenes ERP-Projektmanagement-Team kann mithilfe guter Planung dafür sorgen, dass ein ERP-Projekt schnell und reibungslos eingeführt werden kann. Besonders durch ein sorgfältiges Zeit- und Ressourcenmanagement kann das Risiko von Verzögerungen auf ein Minimum reduziert werden.
Reibungsloser Systemübergang:
Ein gut strukturiertes ERP-Projektmanagement ermöglicht einen reibungslosen Übergang zwischen dem alten und dem neuen ERP-System. Durch eine individuelle Einführungsstrategie auf Basis der Unternehmensprozesse sowie einer gezielten Schulung der Mitarbeitenden können mögliche Störungen und Unterbrechungen weitgehend vermieden werden.
Anforderungen passgenau umsetzen
Ein gutes Projektmanagement unterstützt sie bei der Analyse Ihrer Anforderungen und hilft Ihnen diese passgenau mit dem ERP-System umzusetzen, damit sichergestellt wird, dass die neue Software den gewünschten Mehrwert bietet und Ihr Unternehmen bei der Erreichung Ihrer Ziele unterstützt.
Akzeptanz der Mitarbeitenden erhöhen
Bei der Umstellung auf ein neues ERP-System ändern sich oft viele Klickpfade und gewohnte Arbeitsabläufe. Wichtig ist deshalb, die Mitarbeitenden bei dem Projekt mitzunehmen und so die Akzeptanz zu erhöhen. Ein erfahrenes ERP-Projektmanagement-Team kann diesen Wandel proaktiv begleiten, alle Beteiligten frühzeitig einbinden und durch Schulungen bei dem Umgang mit der Software unterstützen.
Effizienz- und Produktivitätssteigerung:
Am Anfang eines ERP-Projekts findet eine detaillierte Analyse der Anforderungen und Prozesse statt. Das ERP-Projektmanagement identifiziert dabei redundante Aufgaben, Möglichkeiten zur Automatisierung und der Optimierung von Arbeitsabläufen. Ein ERP-System, dass auf die individuellen Anforderungen abgestimmt wird, kann einem Unternehmen dabei helfen seine Produktivität deutlich zu steigern.
Für die Einführung empfiehlt es sich auf ein erfahrenes ERP-Projektmanagement-Team zurückzugreifen. Hierfür kann, falls vorhanden, auf interne Mitarbeitende, auf externe Berater:innen oder auf das Projektmanagement des ERP-Anbieters zurückgegriffen werden. Das Team von ALPHAPLAN steht Ihnen mit mehr als 30 Jahren Erfahrung und über 1000 Einführungsprojekten selbstverständlich gerne zur Verfügung.
ALPHAPLAN: Erfolgreiches ERP-Projektmanagement in 4 Phasen
Ein professionelles ERP-Projektmanagement ist entscheidend für den Erfolg eines ERP-Projekts. Das Projektmanagement von ALPHAPLAN orientiert sich an den Standards der GMP (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement) und wurde in den letzten 30 Jahren kontinuierlich weiterentwickelt, um Sie bestmöglich bei der Einführung des ERP-Systems zu unterstützen. In insgesamt 4 Phasen sorgen unsere IHK-zertifizierten Projektleiter:innen und Consultants für eine effektive Planung und Realisierung.
Phase 1
Vorstellung der Software bis zum ersten Angebot
Unser ERP-Projektmanagement beginnt mit der Projektinitialisierung und einer gemeinsamen Analyse Ihres Bedarfs. Dies erfolgt durch eine fachkundige Beratung in Online-Demos oder bei Ihnen vor Ort. Durch die erste Annäherung aneinander möchten wir zugleich herausfinden, ob ALPHAPLAN zu Ihnen passt und es das richtige ERP-System für sie ist. Ebenso wird herausgearbeitet welche Module und Anpassungen Sie bei der Implementierung benötigen. Ergebnis ist jeweils ein erstes Angebot, um Ihnen eine Einschätzung über den Aufwand und die Kosten für die Implementierung von ALPHAPLAN zu geben.
Phase 2
Letzte Details und Auftrag für das ERP-Projekt
Um dem Angebot den letzten Feinschliff zu geben und ein exakt auf Ihren individuellen Bedarf zugeschnittenes Angebot zu erstellen, wird in Phase 2 des ERP-Projektmanagements ein sogenannter Anforderungsworkshop gemeinsam mit dem Consulting-Team abgehalten. In einem meist ein bis dreitägigen Workshop werden Ihre Anforderungen und vorhandenen Prozesse genau analysiert. Gegebenenfalls ziehen wir weitere Fachleute hinzu, um ein optimales Ergebnis für das ERP-Projekt zu erzielen. Die Arbeitsergebnisse sind ein Projektstrukturplan (PSP), eine erste Roadmap und ein vorläufiger Meilensteinplan. Ergänzend geht es um den Feinschliff des potenziellen Vertrags, bei dem Vertragsrahmenbedingungen und Inhalte konkret verhandelt und festgelegt werden. Sollte es noch Unklarheiten aus der vorhergehenden Phase 1 geben, beantworten wir natürlich alle Ihre Fragen. Bei Bedarf laden wir auch gerne zu einem weiteren Workshop ein. Die Vertrags- und Projektdokumente bieten Ihnen die größtmögliche Sicherheit und bilden die Basis für einen erfolgreichen Projektverlauf. Der entscheidende Vorteil unserer Art des ERP-Projektmanagements ist, dass Auftraggeber und Auftragnehmer zu diesem Zeitpunkt bereits deutlich besser darüber informiert sind, was sie bekommen werden bzw. was zu liefern und zu leisten ist und was es kosten wird.Phase 3
Die Realisierung des ERP-Systems
In der Phase 3 geht es um die praktische Einführung des ALPHAPLAN ERP-Systems auf Basis der vorab definierten Arbeitspakete. Hier spricht man üblicherweise von einem „Einführungsprojekt“, was in unserem ERP-Projektmanagement gleichbedeutend mit der Realisationsphase ist. In dieser Phase gehen wir in die Details Ihrer firmenindividuellen Prozesse. Zunächst starten wir mit der Installation der ERP-Software und anschließend sorgen wir mit gezielten Fragen an die Prozessverantwortlichen dafür, dass das ERP-System später optimal an Ihre Anforderungen angepasst werden kann. Sobald das Projektteam alle Prozesse verstanden und dokumentiert hat, geht es an die konkrete Umsetzung: das System wird angepasst, externe System wie Onlineshop, Rechnungswesen oder Versandsysteme werden angebunden, Daten migriert und Mitarbeitende geschult. Durch regelmäßige Statusmeetings sorgen wir dafür, dass alle Projektmitglieder jederzeit auf dem aktuellen Stand sind und das Projekt reibungslos verläuft.Phase 4
Support nach der ERP-Einführung
Auch nach dem Echtstart steht Ihnen das ERP-Projektmanagement-Team von ALPHAPLAN weiter mit Rat und Tat zur Verfügung, um einen guten Start mit dem ERP-System zu gewährleisten. Zu einem passenden Zeitpunkt schließen wir das Projekt formal ab und verbinden das gerne mit einer kleinen Feier. Danach wird eine Supportübergabe stattfinden, um den geregelten Übergang in den Support zu gewährleisten. Sollten sich danach oder im Laufe der Zeit noch weitere Ideen oder Änderungsbedarfe ergeben, erarbeiten wir gerne in gemeinsamen Workshops mit Ihnen weitere Optimierungen. Alternativ können Sie auch in unseren Seminaren lernen, wie Sie das ERP-System selbstständig auf Ihre Bedürfnisse anpassen können.ALPHAPLAN-Projektteam
Das ALPHAPLAN-Projektteam besteht aus vielen spezialisierten Fachleuten mit zum Teil jahrzehntelanger Erfahrung. Lassen Sie sich unverbindlich beraten und profitieren Sie von der Expertise aus über 1.000 Einführungsprojekten.
In der folgenden Grafik erhalten Sie einen Überblick über die verschiedenen Mitglieder des ERP-Projektmanagement-Teams:
Was können Unternehmen zu einem erfolgreichen ERP-Projektmanagement beitragen?
Eine neue ERP-Software einzuführen ist ein komplexes Unterfangen. Ein erfahrenes ERP-Projektmanagement-Team, ob extern oder intern, kann hierbei enorm helfen. Unternehmen können für ein erfolgreiches ERP-Projektmanagement aber noch mehr tun:
- Klare Ziele setzen
- Ein abteilungsübergreifendes Projektteam zusammenstellen
- Alle Fachabteilungen frühzeitig einbinden
- Allen Projektmitgliedern ausreichend Zeit für die ERP-Einführung einräumen
- Definieren Sie klare Verantwortlichkeiten (auch über die Einführung hinaus)
- Die Geschäftsleitung und Führungskräfte sollten hinter dem Projekt stehen und das Projektteam aktiv unterstützen
- Dem Projektteam sollten ausreichend Ressourcen zur Verfügung gestellt werden
- Es sollte für eine regelmäßige und klare Kommunikation zwischen allen Projektverantwortlichen gesorgt werden
- Der Projektfortschritt sollte kontinuierlich überwacht und Probleme frühzeitig angesprochen werden
Unter folgendem Link finden Sie weitere Informationen für eine erfolgreiche ERP-Einführung
Risiken bei einem schlechten ERP-Projektmanagement
Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems lohnt es sich auf ein erfahrenes ERP-Projektmanagement-Team zu vertrauen, um die Risiken für Unternehmen auf ein Minimum zu reduzieren. Folgende Probleme können durch ein schlechtes ERP-Projektmanagement entstehen:
Budgetüberschreitungen:
Ein ineffizientes ERP-Projektmanagement führt häufig dazu, dass Ziele nicht klar formuliert werden und so unvorhergesehene Aufwände entstehen, die eine Überschreitung des geplanten Budgets verursachen. Damit dies nicht geschieht, unterstützt Sie das ERP-Projektteam von ALPHAPLAN mit regelmäßigen Soll-Ist-Analysen, die mindestens zu jedem Statusmeeting gemeinsam besprochen werden.
Verzögerungen:
Unzureichende Planung und Koordination innerhalb des ERP-Projektmanagements kann dazu führen, dass Projektschritte nicht gut aufeinander abgestimmt sind, sodass immer wieder Verzögerungen entstehen und der Zeitplan nicht eingehalten werden kann.
Mangelnde Akzeptanz:
Oft arbeiten einige Mitarbeitende schon Jahre oder sogar Jahrzehnte mit dem bisherigen ERP-System oder auf Basis von Excel-Tabellen. Werden die Mitarbeitenden dann nicht frühzeitig in die Projektplanung einbezogen, erhöht sich das Risiko, dass die neue ERP-Software nicht von allen Mitarbeitenden gleichermaßen akzeptiert wird.
Am Bedarf vorbeigeplant:
Wenn bei der Einführung eines neuen ERP-Systems die Prozessverantwortlichen und Anwender:innen nicht ausreichend in das ERP-Projektmanagement eingebunden werden, besteht die Gefahr, dass am Bedarf vorbeigeplant wird und die neue ERP-Software nicht alle Anforderungen erfüllt. Dies kann nach der Einführung zu ineffizienten Prozessen führen oder nachträglichen Anpassungen notwendig machen.
Qualitätsprobleme:
Die Einführung eines neuen ERP-Systems erfordert eine ganzheitliche Planung. Werden Teilbereiche unzureichend bedacht, kann dies zu späteren Qualitätsproblemen führen. Werden beispielsweise Fehler bei der Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen gemacht, ist häufig eine schlechte Datenqualität die Folge.
Reputationsverlust:
Wenn die eigenen Prozesse aufgrund eines schlechten ERP-Projektmanagements unzureichend abgebildet werden und so später im Alltag die erforderliche Übersicht und Schnelligkeit fehlt, kann sich dies negativ auf die eigenen Kundenbeziehungen auswirken. Besonders wenn der Wettbewerb schneller auf Kundenanfragen reagieren kann.
Potential wird nicht genutzt:
Ein gutes ERP-System kann Ihnen dabei helfen, dass Prozesse effizienter ausgeführt und so im Alltag einiges an Zeit und Kosten eingespart werden können. Wird die Planung des Projekts durch ein unerfahrenes ERP-Projektmanagement-Team durchgeführt, besteht jedoch das Risiko, dass die eigenen Prozesse nicht optimal abgebildet werden und das Potential der neuen ERP-Software ungenutzt bleibt.
Um die Risiken eines schlechten ERP-Projektmanagements zu vermeiden, sollten Sie sich vor der ERP-Einführung einige Gedanken machen. Lesen Sie hierzu wertvolle Tipps auf unserer Seite ERP-Einführung – Sind Sie gut vorbereitet?
Sie haben Fragen zum ERP-Projektmanagement?
Vereinbaren Sie einfach und kostenlos einen persönlichen Termin. Wir beantworten Ihre Fragen, beraten Sie gerne zu Ihren spezifischen Anforderungen und zeigen Ihnen ALPHAPLAN auch gerne in einer Demo.
