E-Invoicing: Alles Wichtige zur E-Rechnungspflicht
E-Invoicing ist für die Belieferung von öffentlichen Auftraggebern bereits seit 2020 verpflichtend. Jetzt kommt die E-Rechnungspflicht allerdings auch für das B2B-Geschäft. Unternehmen fragen sich daher, was sie zukünftig genau beachten müssen. In diesem Artikel werfen wir deshalb einen umfassenden Blick auf das Thema E-Rechnungen: Von den entscheidenden Fristen über mögliche Ausnahmen bis hin zu den akzeptierten Formaten und den Vorteilen, die sich für Ihr Unternehmen ergeben.
Was Sie auf dieser Seite erwartet:
- Was ist E-Invoicing?
- Was sind die Vorteile von E-Invoicing?
- Ist eine E-Rechnung Pflicht?
- Fristen für E-Invoicing in Deutschland
- Wie muss eine E-Rechnung aufgebaut sein?
- Welche Formate für elektronische Rechnungen gibt es?
- Elektronische Rechnungen erstellen
- Ausblick zur E-Rechnung: Was sollten Sie jetzt tun?
- Häufige Fragen zum Thema E-Invoicing
Was ist E-Invoicing?
Was ist eine elektronische Rechnung?
Was genau eine elektronische Rechnung ist, wurde in dem Wachstumschancengesetz, das am 27.03.2024 im Bundesgesetzblatt verkündet wurde, neu definiert. Eine elektronische Rechnung (auch e-Rechnung oder e-Invoice genannt) ist demnach “eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht”.
Das Format muss dabei der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung und der Liste der entsprechenden Syntaxen gemäß der Richtlinie 2014/55/EU entsprechen und somit auch der CEN-Norm EN 16931.
Übliche Formate sind beispielsweise die XRechnung (XML-Format) oder die ZUGFeRD-Rechnung (hybrid aus PDF- und XML-Format).
Reine PDF-Rechnungen gehören damit zukünftig nicht mehr zu den elektronischen Rechnungen, sondern zur Kategorie der “sonstigen Rechnungen” (genauso wie Rechnungen auf Papier).
Was sind die Vorteile von E-Invoicing?
Die Umstellung auf E-Invoicing bringt für Unternehmen einige Vorteile. Durch die elektronische Rechnung wird die Rechnungsabwicklung u.a. effizienter, transparenter und kostengünstiger. Lesen Sie im Folgenden die Vorteile von e-Rechnungen im Detail:
- Mehr Effizienz durch weniger Aufwand für Erstellung, Kontrolle und Versand
- Höhere Datenqualität durch die Verringerung von Fehlerpotentialen
- Schnellerer und ggf. sogar automatisierter Versand von Rechnungen und damit beschleunigte Zahlungen
- Weniger Kosten durch effizientere Prozesse und die Einsparung von Porto und Papier
- Weniger Aufwand für Rechnungsempfänger durch Wegfall von Scannen, Datenübertragung und physikalischer Archivierung
- Flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsbearbeitung
- Einfachere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens
- Geringeres Risiko von Überzahlung oder anderen fehlerhaften Buchungen
- Mehr Transparenz und besserer Überblick über den Status von Rechnungen
- Einfachere Archivierung
- Erfüllung gesetzlicher Vorgaben
Ist eine E-Rechnung Pflicht?
Die Ausstellung einer E-Rechnung ist in Deutschland für öffentliche Aufträge bereits seit 2020 Pflicht. Für B2B-Unternehmen beginnt die E-Rechnungspflicht am 01.01.2025. Es gibt jedoch Übergangsfristen sowie einige Ausnahmen, die wir im Folgenden weiter erläutern.
Fristen für E-Invoicing in Deutschland
Ab 01.01.2025
Ab 01.01.2027
Für das Jahr 2027 gilt die gleiche Übergangsregelung wie in den Jahren 2025 und 2026, allerdings nur noch für Unternehmen mit einem Gesamtjahresumsatz unter 800.000€
Ab 01.01.2028
Ausnahmen von der E-Rechnungspflicht
Jedes Unternehmen muss ab 2025 E-Rechnungen empfangen können. Für die Ausstellungen von elektronischen Rechnungen gibt es jedoch einige Ausnahmen:
- Das Unternehmen, das die Rechnung erhält, sitzt im Ausland
- Die Rechnung ist kleiner als 250€ brutto.
- Der Umsatz bezieht sich auf einen Fahrausweis
- Der Umsatz ist steuerfrei gemäß §4 Nr. 8 bis 29 UStG
E-Invoicing-Pflicht bei öffentlichen Auftraggebern (B2G)
Gemäß der EU-Richtlinie 2014/55/EU ist E-Invoicing bei allen öffentlichen Aufträgen (Business-to-Government oder kurz B2G) verpflichtend. Bereits seit 2020 müssen Unternehmen eine E-Rechnung erstellen, wenn sie mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten.
Der Standard für den Austausch von elektronischen Rechnungen wird in der europäischen Norm EN 16931-1 definiert.
Pflicht zur E-Rechnung in der EU
Wie oben bereits erwähnt, ist die elektronische Rechnungsstellung bei Aufträgen von staatlichen Stellen in allen EU-Ländern Pflicht. Darüber hinaus ist im Rahmen der ViDA-Initiative (VAT in the Digital Age) die Einführung eines neuen elektronischen Meldesystems geplant, wofür die Nutzung von E-Rechnungen verpflichtend ist. Hierdurch soll unter anderem Umsatzsteuerbetrug bei grenzüberschreitenden Transaktionen bekämpft werden. Nach derzeitiger Planung ist die Einführung für 2028 vorgesehen und soll auch auf Umsätze von B2B-Unternehmen ausgeweitet werden.
Aus diesem Grund führen immer mehr EU-Länder eine E-Rechnungspflicht für den B2B-Bereich ein. Italien, Frankreich, Spanien, Polen und Belgien haben beispielsweise bereits eine Pflicht zur E-Rechnung bei B2B-Umsätzen eingeführt oder sind gerade dabei diese einzuführen.
Sie wollen E-Invoicing in Ihrem Unternehmen umsetzen?
Wie muss eine E-Rechnung aufgebaut sein?
Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten Datenformat (z.B. XRechnung oder ZUGFeRD-Rechnung) erstellt werden. Die genauen Vorgaben hierfür werden in der europäischen Norm EN 16931 definiert. Ansonsten enthält eine elektronische Rechnung die gleichen Inhalte, wie andere Rechnungen auch. Die Pflichtangaben werden dabei im Umsatzsteuergesetz definiert:
- Name und Adresse des Ausstellers
- Name und Adresse des Empfängers
- Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID
- Rechnungsdatum und Rechnungsnummer
- Beschreibung und Umfang der Lieferung bzw. Leistung
- Zeitpunkt der Lieferung bzw. Leistung
- Rechnungsbetrag (inkl. Steuern und ggf. Vereinbarter Minderungen)
- Zahlungsbedingungen
Darüber hinaus definiert die E-Rechnungsverordnung (E-Rech-V) weitere Angaben für die elektronische Rechnungsstellung im öffentlichen Auftragswesen:
- Leitweg-ID
- Fälligkeitsdatum
- Bankverbindung des Zahlungsempfängers
- Ergänzende Zahlungsbedingungen
- Kontaktdaten des Rechnungsempfängers (De-Mail/E-Mail)
Welche Formate für elektronische Rechnungen gibt es?
Weltweit gibt es eine Vielzahl an Formaten für elektronische Rechnungen. Sie basieren häufig auf den Standards EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce, and Transport) oder UBL (Universal Business Language). Während EDIFACT vor allem in Nordamerika und Europa verwendet wird, hat UBL eine große Verbreitung in Europa und Asien.
Beispiele für E-Rechnungsformate in der EU sind FatturaPA (Italien), Facture-X (Frankreich), XRechnung und ZUGFeRD (Deutschland). Sie weichen in Details voneinander ab, basieren aber auf den oben genannten Standards und erfüllen die europäische Norm EN 16931.
In Deutschland werden hauptsächliche die Formate XRechnung und ZUGFeRD verwendet, weshalb wird im Folgenden auf diese näher eingehen.
E-Rechnung im ZUGFeRD-Format
Der Name “ZUGFeRD” steht für “Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland”. Es ist ein Standard für E-Rechnungen das vom FeRD in Zusammenarbeit mit Unternehmen, Verbänden und Ministerien entwickelt wird. Das hybride Format besteht aus einem visuellen, menschenlesbaren PDF-Teil und einem maschinenlesbaren XML-Teil. Die XML enthält strukturierte Daten und wird direkt in das PDF eingebettet, wodurch die Daten der E-Rechnung automatisch ausgelesen werden können.
Diese Rechnungsform erfüllt die europäische Norm EN 16931 sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU und ist somit gemäß Definition eine E-Rechnung. Durch die Einhaltung dieser europäischen Vorgaben kann eine ZUGFeRD-Rechnung sowohl in Deutschland als auch in der gesamten EU verwendet werden.
E-Rechnung im XRechnung-Format
Die XRechnung ist ein elektronisches Rechnungsformat, das von der „Koordinierungsstelle für IT-Standards“ (KoSIT) entwickelt und hauptsächlich in der öffentlichen Verwaltung eingesetzt wird. Im Gegensatz zu ZUGFeRD, das ein hybrides Format aus PDF und XML ist, besteht eine XRechnung ausschließlich aus strukturierten Daten in einem XML-Format. Diese Form der E-Rechnung wurde dafür entwickelt, automatisch von Systemen ausgelesen und verarbeitet werden zu können. Eine visuelle Betrachtung ist jedoch nicht vorgesehen.
Auch die XRechnung erfüllt die Vorgaben der europäische Norm EN 16931 sowie die EU-Richtlinie 2014/55/EU und kann somit in Deutschland und der EU als E-Rechnung verwendet werden.
Elektronische Rechnungen erstellen
Die Erstellung elektronischer Rechnungen wird abgesehen von einigen Ausnahmen und Übergangsfristen ab 2025 auch für B2B-Unternehmen verpflichtend. Die häufigsten Formate sind die XRechnung und die ZUGFeRD-Rechnung. Aber wie wird nun eigentlich eine elektronische Rechnung erstellt?
XRechnung & ZUGFeRD-Rechnung erstellen
In ALPHAPLAN können Sie mit wenigen Klicks sowohl ZUGFeRD-Rechnungen als auch XRechnungen erstellen.
In der folgenden Bildergalerie zeigen wir Ihnen beispielhaft, wie Sie in ALPHAPLAN einfach eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen können (Bilder zum vergrößern anklicken):
ZUGFeRD in Stammdaten einrichten
In den Stammdaten können Sie für jeden Kunden separat auswählen, welche Art von Rechnung er erhalten soll. In diesem Fall wählen wir “Rechnung_ZUGFeRD” aus, um dieses Format als Standard für E-Rechnungen zu definieren.
ZUGFeRD-Rechnung automatisch versenden
Wenn die ZUGFeRD-Rechnung in den Stammdaten ausgewählt ist, können Sie über “Drucken -> Drucken mit automatischer Zielauswahl” eine ZUGFeRD-Rechnung erstellen, die automatisch an den vorab definierten Kontakt gesendet wird.
ZUGFeRD-Rechnung manuell versenden
Sie haben auch die Möglichkeit ZUGFeRD-Rechnungen nach der Erstellung manuell zu versenden. Beispielsweise wenn Sie das Anschreiben in der E-Mail vor dem Versand bearbeiten möchten.
Beispiel ZUGFeRD-Rechnung
In diesem Bild können Sie eine Beispiel-ZUGFeRD-Rechnung sehen. Sie besteht aus einer visuellen PDF und einer eingebetteten XML-Datei, die strukturierte Daten für elektronische Rechnungen enthält.
Ausblick zur E-Rechnung: Was Sie jetzt tun sollten
Die Zeit drängt: Die E-Rechnungspflicht steht vor der Tür und jedes B2B-Unternehmen sollte sich bereits jetzt auf die bevorstehenden Veränderungen vorbereiten. In Deutschland tritt diese Pflicht ab 2025 in Kraft, auch wenn es teilweise Übergangsfristen gibt. Doch nicht nur hierzulande, sondern auch auf EU-Ebene führen immer mehr Länder verpflichtende Regelungen zur Nutzung von E-Invoicing ein.
Die Initiative “VAT in the Digital Age” ist ein weiterer Schritt in diese Richtung. Mit der geplanten Einführung eines zentralen Meldesystems wird die E-Rechnung für alle B2B-Unternehmen in der EU verpflichtend. Diese Entwicklungen zeigen deutlich: Die Digitalisierung der Rechnungsstellung kommt mit schnellen Schritten und Unternehmen sollten sich rechtzeitig darauf einstellen.
Auch wenn für Ihr Unternehmen eine Übergangsfrist besteht, ist es ratsam, nicht bis kurz vor Ablauf der Deadline zu warten. Denn gleichzeitig mit Ihnen werden viele andere Unternehmen die Pflicht zur E-Rechnung umsetzen müssen. Dies kann zu Kapazitätsengpässen bei Anbietern von Rechnungswesen- und ERP-Systemen führen.
Die Einführung der E-Rechnung bietet jedoch nicht nur Herausforderungen, sondern auch Chancen. Durch die Automatisierung von Rechnungsprozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen einsparen und ihre Effizienz steigern. Zudem trägt die E-Rechnung dazu bei, den Papierverbrauch zu reduzieren und somit einen Beitrag zum Umweltschutz zu leisten.
Beratung zur E-Rechnung
Häufige Fragen zum Thema E-Invoicing
Was ist eine E-Invoice?
Was ist der Unterschied zwischen einer ZUGFeRD-Rechnung und einer XRechnung?
Sowohl die XRechnung als auch die ZUGFeRD-Rechnung enthalten strukturierte Daten und sind somit maschinenlesbar. Sie entsprechen zudem den Vorgaben der europäischen Norm EN16931 und sind demnach E-Invoices bzw. E-Rechnungen. Es gibt jedoch zwei Unterschiede:
Die XRechnung ist eine reine XML-Datei und somit dafür gedacht von Maschinen automatisch ausgelesen zu werden, wohingegen die ZUGFeRD-Rechnung ein hybrides Format ist, das auf PDF basiert und eine eingebettete XML enthält. Sie hat somit einen visuellen, menschenlesbaren Teil und einen maschinenlesbaren Teil.
Der zweite Unterschied besteht in der Syntax. Während eine ZUGFeRD-Rechnung auf dem XML-Schemata CII (Cross Industry Invoice) basiert, sind bei einer XRechnung sowohl CII als auch UBL (Universal Business Language) zulässig.
Ist eine PDF-Rechnung eine elektronische Rechnung?
Ist das EDI-Verfahren ab 2025 weiterhin zulässig?
Die rechtskonforme Nutzung von EDI für die Rechnungsstellung ab 2025 ist derzeit noch nicht endgültig geklärt. Allerdings bleibt das EDI-Verfahren grundsätzlich bis zum Jahr 2028 eine akzeptierte Methode, um Rechnungen zu versenden. Hierbei ist jedoch die Zustimmung des Empfängers erforderlich.
Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat bereits Stellung zum EDI-Verfahren bezogen. Es betont dessen Bedeutung für verschiedene Wirtschaftsbereiche und arbeitet aktiv an Lösungen, um die Nutzung von EDI auch unter dem zukünftigen Rechtsrahmen zu ermöglichen. Es wird darauf hingewiesen, dass möglicherweise technische Anpassungen im Zusammenhang mit der Einführung des transaktionsbezogenen Meldesystems erforderlich sein können. Das übergeordnete Ziel ist es jedoch, den Umstellungsaufwand für die Wirtschaft so gering wie möglich zu halten.
Was besagt die Norm EN 16931?
Die Norm EN 16931 wurde vom CEN (Comité Européen de Normalisation) definiert, um die europäische Richtline EN 2014/55/EU für die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen umzusetzen. Sie gilt seit dem 28.06.2017.
Die EN 16931 definiert den europaweit gültigen Standard für den Aufbau von E-Rechnungen. Über den Standard hinaus bestehen für die Länder jedoch gewisse Spielräume. So kann eine E-Rechnung beispielsweise länder- oder branchenspezifische Erweiterungen enthalten. Übliche Formate in Deutschland sind die XRechnung und ZUGFeRD-Rechnung.
Ab 2025 gilt die Norm auch für die elektronische Rechnungsstellung von B2B-Unternehmen.
Ist eine XML-Rechnung eine e-Rechnung?
Eine XML-Rechnung ist nicht automatisch eine E-Rechnung, aber viele E-Rechnungen basieren auf dem XML-Format, beispielsweise die XRechnung oder die ZUGFeRD-Rechnung (die ein hybrides Format aus PDF und XML ist).
Wie werden E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber übermittelt?
Für die Übermittlung einer E-Rechnung an öffentliche Auftraggeber müssen sich Unternehmen bei der Plattform ZRE (Zentrale Rechnungseingangsplattform) oder OZG-RE (OZG-konforme Rechnungseingangsplattform) registrieren.
Die ZRE wird bei der unmittelbaren Bundesverwaltung und Ministerien verwendet, wohingegen die OZG-RE ein optionales Angebot des Bundes ist, das Rechnungen an angeschlossene Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung, angeschlossene Zuwendungsempfänger sowie kooperierende Bundesländer weiterleitet. Welche Plattform Sie genau verwenden müssen, wird Ihnen bei der Beauftragung vom öffentlichen Auftraggeber mitgeteilt.
Nach der erfolgreichen Registrierung und Freischaltung auf der jeweiligen Plattform können E-Rechnungen dann über folgende Wege übermittelt werden:
- Weberfassung
- Upload
- Peppol
- DE-Mail
Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite https://www.e-rechnung-bund.de/
Wie lange müssen elektronische Rechnungen archiviert werden?
Elektronische Rechnungen unterscheiden sich bei der Dauer der Archivierung nicht von Papierrechnungen. Gemäß §14b UStG müssen Rechnungen 10 Jahre aufbewahrt werden.
Auch für E-Rechnungen gelten die “Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)”:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
- Vollständigkeit
- Einzelaufzeichnungspflicht
- Richtigkeit
- zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen
- Ordnung
- Unveränderbarkeit
Eine genaue Erläuterung zu den oben genannten Punkten finden Sie auf der Seite des Bundesfinanzministeriums.
