ERP-Einführung – Sind Sie gut vorbereitet?
Die Einführung eines ERP-Systems ist durchaus komplex. Umso wichtiger ist eine detaillierte Planung, damit die gesteckten Ziele auch erreicht werden. Wir geben Ihnen hilfreiche Informationen, Tipps und Checklisten für eine erfolgreiche ERP-Einführung.
ERP-Einführung in 6 Phasen
Die ERP-Einführung durchläuft verschiedene Projekt-Phasen. Wir erklären Ihnen Schritt für Schritt, angefangen bei der Projektinitialisierung über die ERP-Auswahl, Implementierung, Datenmigration und Mitarbeiterschulungen bis zum
Go-live, wie Sie eine ERP-Einführung erfolgreich umsetzen und worauf Sie dabei achten müssen.
1. Projektinitialisierung: Analyse, Anforderungen & Planung
Die Projektinitialisierung und die damit verbundene Analyse und Planung ist für die ERP-Einführung von großer Bedeutung und legt den Grundstein für ein erfolgreiches Projekt. Wichtig ist in dieser Phase besonders, die Anforderungen des eigenen Unternehmens genau zu analysieren und konkrete Ziele zu definieren, um einen möglichst strukturierten Einführungsprozess zu gewährleisten.
ERP-Einführung - Checkliste:
Die Vorbereitung zur ERP-Einführung
Bevor Sie in die Analyse Ihrer Unternehmensprozesse und in die Auswahl eines ERP-Systems gehen, sollten Sie einige Maßnahmen ergreifen, um möglichst gut vorbereitet in die weiteren Schritte der ERP-Einführung zu gehen. Die folgenden Maßnahmen werden Ihnen den weiteren Projektverlauf deutlich erleichtern:
Setzen Sie sich klare Ziele
Wenn die ERP-Einführung mit klaren Zielen verbunden ist (beispielsweise 50% schnellere Reaktionszeiten oder 30% weniger Aufwand für die Belegbearbeitung) sorgt das für einen strukturierten Einführungsprozess, da sich die einzelnen Maßnahmen und Optimierungen davon ableiten lassen. Bei der Formulierung der Ziele können Sie sich an der SMART-Formel (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Realistisch und Terminiert) orientieren. Durch die klare Zieldefinition werden Sie im Laufe des ERP-Projekts viel Zeit und Kosten einsparen.
Stellen Sie ein abteilungsübergreifendes Projetteam zusammen
Neben einem internen Projektleiter, der die ERP-Einführung koordiniert und den Projektplan im Blick hat, sollten Sie einen IT-Verantwortlichen für technische Fragen und verschiedene Anwender aus den Fachabteilungen für das nötige Prozesswissen in das Projektteam aufnehmen. Auch die Einbindung der Geschäftsleitung ist sinnvoll, um sicherzustellen, dass das ERP-Projekt entsprechende Priorität genießt.
Räumen Sie den Projektteammitgliedern ausreichend Zeit für die ERP-Einführung ein
Die Projektmitglieder eines ERP-Einführungsprojektes haben normalerweise eine tragende Rolle in einem Unternehmen und sind deshalb auch stark in alltägliche Aufgaben eingespannt. Sie sollten dem Projektteam jedoch ausreichend Zeit für das ERP-Projekt einräumen, um eine Verzögerung bei der ERP-Einführung zu vermeiden.
Binden Sie die Fachabteilungen in den Prozess ein
Die Mitarbeitenden in den Fachabteilungen arbeiten jeden Tag mit dem ERP-System. Sie kennen die Prozesse innerhalb des Unternehmens am besten und wissen, an welchen Stellen noch Optimierungsbedarf besteht. Auf dieses Wissen sollten Sie bei der ERP-System-Einführung nicht verzichten.
Anforderungsanalyse & Analyse der Unternehmensprozesse
Für den Erfolg einer ERP-Einführung ist eine umfassende Analyse der Unternehmensprozesse und der eigenen Anforderungen unerlässlich. Umso genauer Sie die Prozesse in Ihrem Unternehmen analysieren, umso besser wird das neue ERP-System später Ihren Anforderungen entsprechen. Beziehen Sie deshalb auch unbedingt Mitarbeitende aus verschiedene Fachabteilungen in die Analyse mit ein.
Die folgenden Fragen können Ihnen dabei helfen:
- Wie sieht die grundlegende Unternehmensstruktur aus?
- Gibt es mehrere Standorte?
- Agiert das Unternehmen in verschiedenen Ländern?
- Gibt es ein oder mehrere Lager? Wird externe Lagerhaltung genutzt?
- Welche Abteilungen arbeiten derzeit mit dem ERP bzw. sollen später damit arbeiten?
- Wie laufen derzeit die Geschäftsprozesse ab?
- Welche Prozesse können verbessert werden?
- Werden bestimmte Module und Funktionen benötigt?
- Welche Software kommt derzeit zum Einsatz?
- Werden Schnittstellen benötigt (z.B. zu einem Online-Shop)?
- Wie ist der Zustand der IT-Hardware?
- Welche Daten sollen in das neue System migriert werden?
- Welche Auswertungsmöglichkeiten (Statistiken, Reportings etc.) werden benötigt?
Lastenheft erstellen
Im Lastenheft werden die Anforderungen an das neue ERP-System zusammengefasst, die vorab in der Anforderungsanalyse ermittelt wurden. Für die Einführung eines ERP-Systems und die damit verbundene ERP-Auswahl bildet das Lastenheft eine wertvolle Grundlage.
Die Formulierung der jeweiligen Anforderungen im Lastenheft sollte möglichst lösungsneutral erfolgen. Wenn Sie sich gedanklich von den Ist-Prozessen lösen und die Ziele in den Vordergrund stellen, bietet sich ein deutlich größeres Optimierungspotential für die eigenen Prozesse.
- Was gehört in ein Lastenheft?
- Allgemeine Unternehmensbeschreibung (Name, Branche, Unternehmensstruktur etc.)
- Markt, Produkte und Dienstleistungen
- Stärken und strategische Ausrichtung
- Ist-Zustand der IT-Infrastruktur (derzeitiges ERP-System, weitere Softwarelösungen, IT-Hardware, benötigte Schnittstellen etc.)
- Anforderungen an Prozesse und Funktionen (auf Basis der Anforderungsanalyse)
- Zeitplan (bis wann ist die ERP-Einführung geplant?)
Lastenheft auf den Punkt bringen
Es kommt durchaus vor, dass Firmen im Rahmen der ERP-Einführung Lastenhefte von 100 Seiten und mehr verfassen. Dabei werden oft nicht nur Ziele und Anforderungen, sondern bereits Lösungswege beschrieben, die den Weg zum besten Ergebnis unnötig einengen und Optimierungspotential verschenken. Auch kleinteilige Funktionsbeschreibungen finden immer wieder den Weg in ein Lastenheft.
Definieren Sie keine 100%-Lösungen, sondern konzentrieren Sie sich auf die Anforderungen, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen. Durch den klareren Fokus behalten Sie leichter den Blick für das Wesentliche und erhöhen damit die Chance auf einen effizienten Einführungsprozess enorm. Sollte eine bestimmte Funktion nicht bereits im Standard enthalten sein, sollte dies für Sie nicht direkt ein KO-Kriterium sein. Für die meisten ERP-Anbieter ist es in der Regel kein Problem Funktionen nachträglich anzupassen oder zu implementieren.
2. Passendes ERP-System & Anbieter finden
Sobald das Unternehmen analysiert und die Anforderungen an ein neues ERP definiert sind, geht es weiter mit der Auswahl eines passenden ERP-Systems. In dieser Phase der ERP-Einführung gilt es die verschiedenen Systeme umfassend zu prüfen. Aber nicht nur die Software, sondern auch den Anbieter selbst sollten Sie sich gut ansehen. Erfahrene ERP-Anbieter sind mit ihrem Know-how eine wichtige Unterstützung bei der Optimierung von Prozessen.
Passende ERP-Branchenlösung finden
Eine ERP-Branchenlösung bringt zusätzliche Funktionen mit, die bereits für die jeweilige Branche optimiert sind. Das führt dazu, dass in der Regel schon viele benötigte Funktionen im Standard enthalten sind und weniger individuelle Anpassungen vorgenommen werden müssen, die zusätzliche Kosten verursachen würden. Außerdem basieren ERP-Branchenlösungen üblicherweise auf jahrelanger Branchenerfahrung der Anbieter, wodurch Sie im ERP-Einführungsprozess neue Impulse aus der Branche erhalten und weitere Effizienzgewinne realisieren können.
ERP-Beratung nutzen
Die Nutzungsdauer eines ERP-Systems liegt in Unternehmen nicht selten bei 15-20 Jahren. Es ist also nicht ungewöhnlich, dass in vielen Unternehmen wenig Erfahrung mit einer ERP-System-Einführung vorhanden ist. Umso wichtiger sind erfahrene ERP-Berater:innen, die Sie mit ihrem Know-how und jahrelanger Praxiserfahrung unterstützen, um ein bestmögliches Ergebnis bei der ERP-Einführung zu erzielen.
Neben ERP-Berater:innen direkt vom ERP-Anbieter gibt es auch externe oder InHouse-Berater:innen. Während externen Beratern und Beraterinnen eine höhere Unabhängigkeit unterstellt wird, fallen bei der ERP-Beratung vom Anbieter keine zusätzlichen Kosten an, da die Beratung bereits im Einführungsprozess enthalten ist. Welche Variante mehr zusagt, muss jedes Unternehmen für sich selbst entscheiden. Das Team von ALPHAPLAN steht Ihnen mit der Erfahrung aus über 1000 ERP-Einführungsprojekten gerne beratend zur Seite.
Demo der ERP-Software
Die Entscheidung für die Einführung eines ERP-Systems ist durchaus gewichtig, weshalb Sie vor der Beauftragung einen umfassenden Blick in die Software werfen sollten, um einen guten Überblick über die Funktionsweise zu erhalten. Manche Anbieter bieten Demo-Versionen an, die Sie selbst installieren und testen können. Da ein ERP-System aber durchaus komplex ist, ist es jedoch empfehlenswert, dass Sie sich die Software von einem Experten/einer Expertin erklären lassen.
In einer Demo der ERP-Software online oder vor Ort können Sie sich das System ausgiebig zeigen lassen und gezielt Fragen stellen. Findet die Demo vor Ort statt, kann der Termin zudem bereits für eine erste Begehung des Unternehmens genutzt werden, wodurch der ERP-Anbieter vorhandene Prozesse und Beispiele in die Präsentation einfließen lassen kann.
ERP-Einführung Checkliste: Die ERP-Auswahl
Der Markt an ERP-Systemen ist groß und eine Entscheidung fällt nicht immer leicht. Neben dem Lastenheft kann Ihnen die folgende Checkliste bei der Auswahl eines ERP-Systems helfen:
- Ist das ERP-System für meine Branche geeignet?
- Welche Funktionen bringt das System bereits im Standard mit?
- Wie hoch ist der Aufwand für benötigte Anpassungen?
- Bietet das ERP-System Schnittstellen zu anderen Systemen?
- Ist das System skalierbar (Unternehmenswachstum, weitere Standorte)?
- Welche Einsparpotentiale können realisiert werden?
- Ist das ERP zukunftsfähig (Weiterentwicklung, Anpassbarkeit, Updates etc.)?
- Verfügt der Anbieter über ausreichend Erfahrung (Referenzen)?
Pflichtenheft erstellen
Sobald Sie sich für einen ERP-Anbieter entschieden haben, beginnt der nächste Schritt der ERP-Einführung. In einem gemeinsamen Workshop werden die Prozesse des Unternehmens und die Anforderungen aus dem Lastenheft genau geprüft, Arbeitspakete definiert, ein gemeinsamer Plan für die Umsetzung erarbeitet und in einem Pflichtenheft dokumentiert.
Nicht selten werden in dem Workshop weitere Anforderungen oder Potentiale zur Prozessoptimierung identifiziert. Es ist also nicht ungewöhnlich, dass sich die Anforderungen zwischen Lasten- und Pflichtenheft unterscheiden.
Anders als im Lastenheft wird im Pflichtenheft nicht beschrieben, was für Anforderungen an das ERP-System bestehen, sondern welche Aufgabenpakete für die Erfüllung des Auftrags notwendig sind und wie diese umgesetzt werden.
Bei ALPHAPLAN wird das Pflichtenheft in Form eine Projektstrukturplans zusammen mit den definierten Aufgabenpaketen abgebildet. Für die zeitliche Planung wird ergänzend zum Projektstrukturplan eine Roadmap erstellt. Aus Erfahrung erhöht dies die Übersichtlichkeit für den weiteren Projektverlauf.
ERP-Einführung: Lassen Sie sich beraten!
Sie haben Fragen zur ERP-Einführung und ALPHAPLAN?
Unsere erfahrenen Experten/Expertinnen beraten Sie gerne und stehen Ihnen bei Ihrer ERP-Auswahl kompetent zur Seite.
3. Implementierung & Anpassung an Unternehmensprozesse
Bei der ERP-Implementierung wird das ausgewählte ERP-System installiert und konfiguriert. Von entscheidender Bedeutung in dieser Phase sind die gemeinsamen Workshops. Durch den Austausch zwischen Projektteam, Key User:innen und ERP-Anbieter kann die Software bestmögliche an die eigenen Anforderungen angepasst und der Projektplan weiter konkretisiert werden.
ERP-Einführung Checkliste: ERP implementieren
- IT-Infrastruktur analysieren und ggf. modernisieren
- Installation der ERP-Software (auf eigenen Servern oder in der Cloud)
- Schulung von Key-User:innen
System ausgiebig testen - Systemstandard ggf. an eigene Anforderungen anpassen
Installation der ERP-Software
Zu Beginn der ERP-Implementierung wird zunächst das ERP-System aufgesetzt. Wenn nicht bereits im Vorgespräch der ERP-Einführung geschehen, wird hierfür die IT-Infrastruktur geprüft und falls notwendig modernisiert, um ein performantes System zu gewährleisten. Danach wird die ERP-Software im Systemstandard auf den eigenen Servern installiert. Alternativ kann ein ERP-System natürlich auch auf externen Servern oder in der Cloud aufgesetzt werden.
Schulung von Key-User:innen
Key User:innen sind i.d.R. Mitarbeitende mit umfangreichem Prozesswissen, beispielsweise aus dem Einkauf, Vertrieb oder dem Lager.
Während der ERP-Implementierung empfiehlt es sich, die Key-User:innen frühzeitig im Umgang mit der Software zu schulen, damit sie das System ausgiebig testen können. Die weiteren Workshops zur Einrichtung und Anpassung der Prozesse im System können dadurch deutlich beschleunigt werden.
Key User:innen fungieren zudem später für Fragen im Unternehmen als zentrale Ansprechpartner:innen und können dabei helfen die Akzeptanz für die neue Software zu steigern.
ERP-System einrichten & anpassen
Je nach Software des jeweiligen ERP-Anbieters und der damit verbundenen Brancheneignung passt das System im Standard mehr oder weniger gut zu den aktuellen Prozessen des Unternehmens. Im Idealfall wurde im Vorfeld ein ERP-System gewählt, dass die eigenen Prozesse im Standard bereits gut abbildet, da individuelle Anpassungen in der Regel auch mit höheren Kosten verbunden sind.
Grundsätzlich sind Systemanpassungen bei der ERP-Einführung jedoch ganz normal. Das System soll schließlich an das Unternehmen angepasst werden und nicht umgekehrt. Allerdings sollte auch nicht zu sehr an den bisherigen Prozessen festgehalten werden, da ansonsten der Raum für Prozessoptimierungen zu stark eingeengt wird.
Die genaue Ausgestaltung der Prozesse im ERP-System wird in der Regel in gemeinsamen Workshops mit dem Projektteam, Key Usern und Key Userinnen und dem ERP-Anbieter erarbeitet und sukzessive in das System integriert.
Die Anzahl der Workshops richtet sich nach der Komplexität des Projekts. Werden beispielsweise verschiedene Schnittstellen benötigt oder parallel weitere Systeme, wie ein Online-Shop implementiert, werden im Normalfall auch zusätzliche Workshops benötigt.
4. Datenmigration
Die Datenmigration ist ein entscheidender Faktor für eine erfolgreiche ERP-Einführung. Diese sollte sorgfältig geplant werden, um eine gute Datenstruktur und -qualität zu gewährleisten.
Es empfiehlt sich frühzeitig mit der Datenmigration anzufangen und die Daten bereits zu Beginn der ERP-Implementierung zu importieren. So bleibt zum einen noch genug Zeit für Korrekturen und zum anderen kann das System während der Einrichtung mit echten Daten getestet werden. In der Regel werden zunächst die Stammdaten (z. B. Kundendaten und Produkte) und im weiteren Verlauf die Bewegungsdaten (z.B. Aufträge und Statistiken) importiert.
Was ist bei der Datenmigration zu beachten?
- Durch ein gutes Datenmapping kann die Datenübernahme weitgehend automatisiert werden, sodass sich die händische Nacharbeit auf ein Minimum reduziert.
- Es empfiehlt sich, die Daten zunächst in ein Testsystem zu migrieren, sodass Migrationsfehler leichter korrigiert werden können.
- Entscheiden Sie, welche Daten übernommen werden sollen. Veraltete und irrelevante Daten können für den Import ausgeschlossen werden.
- Nutzen Sie die Chance Ihre Daten zu bereinigen. Doppelte und inkonsistente Informationen sollten nicht in das neue System übernommen werden.
- Durch die Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Systemen haben Sie die Möglichkeit Daten zu vereinheitlichen und damit die Datenqualität zu erhöhen.
5. Mitarbeiterschulung
Die Schulung der Mitarbeitenden ist eine wichtige Phase bei der ERP-Einführung und sollte nicht vernachlässigt werden. Durch gezielte Schulungen kann dafür gesorgt werden, dass die ERP-Einführung reibungsloser abläuft und die Mitarbeitenden schnellstmöglich produktiv mit der neuen Software arbeiten können.
Einarbeitung der Mitarbeitenden
Der Erfolg einer ERP-Implementierung hängt maßgeblich von einer guten Mitarbeiterschulung ab. Sind Mitarbeitende gut geschult, können sie produktiver arbeiten und machen weniger Fehler. Durch eine bessere Kenntnis des Systems erhöht sich zudem die Akzeptanz.
Eine wichtige Rolle bei der Ausbildung spielen die Key User:innen. Sie können ihr Wissen, das sie währendes des Projekts bereits aufgebaut haben, an die Endanwender:innen weitergeben und stehen ihnen bei Fragen zur Seite. Es empfiehlt sich jedoch nicht ausschließlich auf Key User:innen bei der Ausbildung zu setzen. Zum einen erhöht sich dadurch der interne Aufwand und zum anderen kommt ggf. nicht das ganze Know-how bei den Endanwendern an.
Viele ERP-Hersteller bieten inzwischen auch kostengünstige Schulungen an oder stellen Videoschulungen zur Verfügung, die sie bei der ERP-System-Einführung wahrnehmen sollten.
Dokumentation
Wenn Sie ein ERP implementieren, sollten Sie bereits während der Einrichtung und Anpassung des ERP-Systems mit der Dokumentation beginnen. Dadurch stehen Ihnen bei der Schulung der Mitarbeitenden bereits wichtige Begleitdokumente zur Verfügung.
Bei der Erstellung sollten Sie zudem darauf achten, die Dokumentation auch mit Screenshots zu versehen, um es den Endanwenderinnen und Endanwendern bei der Ausbildung so einfach wie möglich zu machen. Später kann die Dokumentation auch noch mit Ablaufdiagrammen ergänzt werden.
Je nach ERP-System steht Ihnen auch eine gute Dokumentation des ERP-Anbieters zur Verfügung. Einige Hersteller bieten sogar Video-Anleitungen, die eine Einarbeitung Ihrer Mitarbeitenden enorm erleichtern können.
6. Systemtest & Go-live des ERP-Systems
Die finale Phase der ERP-Einführung ist das Go-live. Neben der Festlegung auf die richtige Einführungsstrategie und dem Abschluss letzter Arbeiten, werden in dieser Phase vor allem umfangreiche Tests durchgeführt, um einen möglichst reibungslose Einführungsphase sicherzustellen.
Einführungsstrategie festlegen
Für den Go-live bestehen verschiedene Einführungsstrategien, die sich jeweils in Komplexität, Aufwand und Sicherheit unterscheiden. Welche Variante davon für Sie am besten geeignet ist, hängt von Ihren eigenen Prioritäten ab.
Simultane Einführung
Bei der simultanen Einführung werden alle Module eines ERP-Systems gleichzeitig in den Produktivbetrieb übernommen. Dies führt insgesamt zu einer kürzeren Projektlaufzeit und damit auch zu geringeren Kosten. Die gleichzeitige Einführung ist zwar komplexer und mit einem höheren Risiko verbunden, erfahrene ERP-Anbieter führen aber auch simultane ERP-Einführungen in der Regel reibungslos durch.
Sukzessive Einführung
Bei der sukzessiven Einführung werden Module schrittweise eingeführt. Zu Beginn werden die Prozesse mit hoher Priorität eingeführt und dann nach und nach alle Weiteren. Dies verringert das Risiko der Einführung, führt aber auch gleichzeitig zu einer längeren Projektlaufzeit und erhöhten Kosten. Zudem müssen Daten in zwei System gepflegt werden, wodurch ein erhöhter Aufwand für die Synchronisation der Daten entsteht.
Parallele Einführung
Bei der Einführung eines ERP-Systems besteht auch die Möglichkeit das Altsystem parallel weiterlaufen zu lassen. Obwohl sich dadurch die Sicherheit der ERP-Einführung erhöht, wird diese Art der Einführung nicht empfohlen. Zum einen erhöht sich der Aufwand durch die Betreuung von zwei Systemen und zum anderen besteht die Gefahr, dass sich die Mitarbeitenden nicht vollständig auf das neue System einlassen und an dem alten System festhalten.
Finale Datenmigration, Systemtests & Abnahme
Stellen Sie sich darauf ein, dass eine so weitreichende Veränderung der Arbeitsweise, wie sie die ERP-System-Einführung darstellt, immer auch mit Anpassungsschwierigkeiten einhergeht. Mitarbeitende sind die langjährige Arbeit mit dem Altsystem gewöhnt und die neuen Prozesse sind noch nicht in Fleisch und Blut übergegangen. Seien Sie nicht ungeduldig und zeigen Sie Verständnis für Ihre Mitarbeitenden. Die Produktivitätsgewinne werden sich mit der Zeit nach und nach einstellen.
Gerade zu Anfang ist es wichtig, dass das Projektteam den Anwendern bei Fragen und Problemen zur Seite steht. Auch der ERP-Anbieter wird Sie nach Kräften unterstützten. Durch umfassende Systemtests und Schulungen der Mitarbeitenden vor der Einführung des neuen Systems lassen sich die Probleme bei der Umstellung auf ein Minimum reduzieren.
Nach der ERP-Einführung
ERP implementieren und fertig? Nicht ganz. Nach der ERP-Einführung beginnt die Phase weiterer Optimierungen. Evaluieren Sie regelmäßig, ob die gesetzten Ziele erfüllt wurden und justieren Sie ggf. nach. In der täglichen Praxis werden sich immer wieder Möglichkeiten zur Optimierung aufzeigen. Nutzen Sie insbesondere das Feedback Ihrer Mitarbeitenden und passen Sie die Prozesse weiter an. Auf diese Weise kann die Arbeitsproduktivität kontinuierlich gesteigert werden.
Es ist nicht unüblich, dass mit dem Wachstum von Unternehmen im Laufe der Zeit weitere Funktionen notwendig werden. Gute Systeme lassen sich leicht skalieren und können z.T. selbst oder mit Hilfe des ERP-Anbieters angepasst und erweitert werden.
Durch Updates werden viele ERP-Systeme zudem regelmäßig durch weitere nützliche Funktionen ergänzt. Es empfiehlt sich deshalb, die Software immer auf dem aktuellen Stand zu halten.
Vorteile einer ERP-Einführung
Ein gut integriertes ERP-System bildet die Basis für erfolgreiche Unternehmen. Je nach Stand des aktuellen Systems können die Vorteile durch Einführung eines neuen ERP-Systems deshalb immens sein. Folgend finden Sie einige Beispiele der positiven Effekte:
- Besserer Gesamtüberblick über Kunden, Produkte, Bestände, Lieferanten, Belege und Logistik
- Höhere Produktivität durch die Optimierung von Prozesse
- Zeitersparnis durch Automatisierungen und schlanke Prozesse
- Verbesserte Zusammenarbeit durch mehr Transparenz zwischen den Abteilungen
- Kostensenkungen durch Zeitersparnisse und optimierte Ressourcenverwaltung
- Zufriedene Mitarbeitende durch Vereinfachungen im Arbeitsalltag
- Keine doppelte Datenpflege in verschiedenen Systemen oder Excellisten
- Verbesserte Kundenbetreuung durch zentrales Kundendatenmanagement
- Optimierte Lagerverwaltung durch einen besseren Überblick über Bestände
- Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch effizientere Prozesse
15 wichtigsten Tipps für eine erfolgreiche
ERP-Einführung
1.
Klare Ziele mit einem klaren „Wofür“ formulieren
Die Einführung eines neuen ERP-Systems ist kein Selbstzweck, Sie wollen ja etwas damit erreichen. Definieren Sie deshalb konkrete Ziele, an denen Sie später den Erfolg der ERP-Einführung messen können. Das hilft Ihnen auch dabei das Projektmanagement zielgerichteter durchzuführen und dadurch Planungsfehler und weitere Risiken bei der ERP-Einführung zu minimieren.
Bei der ERP-Auswahl nicht in Details verlieren
Zu den Risiken bei der ERP-Einführung gehört auch sich in Details zu verlieren. Sie sollten deshalb bei der ERP-Auswahl den Fokus darauf richten, ein ERP-System zu finden, dass Ihre wichtigsten Prozesse optimal unterstützt. Wenn eine bestimmte Funktion nicht im Standard enthalten ist oder noch nicht 100% Ihren Vorstellungen entspricht, muss das noch kein Ausschlusskriterium sein. Funktionen können in den allermeisten Fällen nachträglich angepasst oder implementiert werden.
3.
Nach Branchenlösungen suchen
Nicht immer, aber oft kann eine ERP-Branchenlösung vorteilhaft für Ihr Unternehmen sein. Sie können von dem Branchen-Knowhow des ERP-Anbieters profitieren und sparen zusätzlich Geld für aufwändige Anpassungen, wenn die Funktionalitäten bereits auf Ihre Branche abgestimmt sind.
4.
Klare Fokussierung auf Funktionalität und nicht auf Design oder Technologie
Sie sollten bei der ERP-Auswahl nicht vorranging auf die neuesten Technologie- oder Design-Trends achten, sondern analysieren, welche Funktionen Ihr Unternehmen wirklich braucht und weiterbringt. Blockchain und künstliche Intelligenz sind spannende Felder, lösen aber in der Regel nicht die wahren Probleme von Unternehmen.
5.
Kompetente & verlässliche Partner/ Anbieter / Berater auswählen
Es empfiehlt sich auf einen Partner bei der ERP-Einführung zu setzen, der über umfassende Erfahrung bei der Implementierung von ERP-Projekten verfügt. Das minimiert nicht nur die Gefahr von Problemen während der Einführung, sondern bietet auch die Chance von dem Know-how des Anbieters über die Gestaltung von ERP-Prozessen zu profitieren. Fordern Sie nach Möglichkeit Referenzen des Anbieters an, um sich von seiner Erfahrung zu überzeugen.
6.
Realistisches Einführungsszenario mit realistischen Zeitplänen festlegen
Planen Sie ausreichend Zeit für die ERP-Einführung ein. Wenn Sie einen zu straffen Zeitplan für die Planung und Implementierung vorgeben, besteht die Gefahr, dass später Probleme durch fehlerhafte Analysen und Planung auftreten.
7.
Geschäftsführung und Abteilung frühzeitig einbinden
Ein neues ERP-System ist nicht nur eine neue Software, sondern verändert auch die Form, wie Sie arbeiten. Nehmen Sie deshalb die Geschäftsleitung und die Abteilungen mit in den Einführungs-Prozess. So erhöhen Sie zum einen die Akzeptanz und zum anderen erhalten Sie wichtiges Know-how.
8.
Achten Sie auf ein kompetentes ERP-Einführungsteam
Das Projektteam für die ERP-Einführung sollte über umfassendes Prozesswissen verfügen, damit die Prozesse im neuen System nicht an den Endanwendern vorbeigeplant werden. Beziehen Sie deshalb nach Möglichkeit Mitarbeitende aus den verschiedenen Abteilungen in die Planungen ein.
9.
Sorgen Sie für Verantwortliche über die ERP-Einführung hinaus
Auch nach der ERP-Einführung braucht es einen oder mehrere Personen, die für das ERP-System Verantwortung tragen. Zum einen dienen Sie als Ansprechpartner bei Fragen oder Problemen und zum anderen kümmern Sie sich um die kontinuierliche Optimierung des Systems.
10.
Nutzen Sie die ERP-Einführung, um die Geschäftsprozesse zu optimieren
Versuchen Sie nicht einfach Ihre aktuelle Prozesse 1:1 abzubilden, sondern nutzen Sie die Chance Ihre Prozesse zu hinterfragen und zu optimieren, damit Sie mit der Einführung eines neuen ERP-Systems auch eine höhere Produktivität realisieren können.
11.
Datenmigration nutzen, um Datenqualität zu erhöhen
Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems starten Sie zunächst mit einem aufgeräumten System. Nutzen Sie die Gelegenheit die Daten aus dem Altsystem und weiteren Datenquellen auf Notwendigkeit, Konsistenz und Vollständigkeit zu überprüfen, um in Ihrem neuen System eine höhere Datenqualität zu realisieren.
12.
Unterschätzen Sie nicht den Change-Prozess
Die Einführung eines neuen ERP-Systems führt in der Regel zu einer Neu- oder Umgestaltung von Prozessen. Gerade langjährige Mitarbeitende tun sich jedoch oft schwer mit einer veränderten Arbeitsweise. Binden Sie deshalb Ihre Mitarbeitenden frühzeitig in den Prozess ein, um Bedenken zu zerstreuen und Widerständen vorzubeugen. Ein Fokus auf die positiven Ziele kann hierbei Wunder wirken.
13.
Bereiten Sie Ihre Mitarbeitenden bestmöglich vor
Sparen Sie nicht bei der Ausbildung. Gut geschulte Mitarbeitende erhöhen Ihre Produktivität und können sich schneller mit der neuen Software identifizieren. Zudem treten zum Start des Go-live weniger Probleme auf.
14.
Planen Sie Zeit für die Eingewöhnungsphase der Mitarbeitenden ein
Einige Mitarbeitende arbeiten z.T. schon Jahre oder sogar Jahrzehnte mit dem Altsystem und müssen sich erst an die neue Software gewöhnen. Räumen Sie ihnen dafür genügend Zeit ein und unterstützen Sie die Mitarbeitenden bei Fragen und Problemen. Vorab ausgebildete Key-User können bei der Eingewöhnungsphase eine wichtige Rolle spielen.
15.
ERP-System vor der ERP-Einführung ausgiebig testen
Die Problembehebung vor dem Echtstart ist deutlich einfacher als während der täglichen Arbeit. Umso besser Sie das aufgesetzte System somit vor der Einführung testen, umso reibungsloser wird das Go-live der neuen Software gelingen.
Daran erkennen Sie eine gelungene ERP-Einführung
Wie Sie eine gelungene ERP-Einführung erkennen, ist pauschal nur schwierig zu beantworten, da die Frage maßgeblich von Ihren Zielen und den vorhandenen Voraussetzungen abhängt. Folgend finden Sie verschiedene Beispiele für Resultate, die bei einer erfolgreichen ERP-Einführung nicht unüblich sind:
- Sie konnten Ihre gesetzten Ziele messbar erfüllen
- Durch schlankere Prozesse arbeiten Ihre Mitarbeitenden produktiver
- Ihre Mitarbeitenden haben jetzt mehr Zeit für andere Aufgaben und können diese in die Weiterentwicklung und das Wachstums Ihres Unternehmens investieren
- Durch Automatisierungen verbringen die Mitarbeitenden weniger Zeit mit repetitiven Aufgaben
- Sie konnte Ihre Datenqualität erhöhen und erhalten dadurch aussagekräftigere Auswertungen
- Sie finden jetzt alle Daten an einem zentralen Ort und haben dadurch einen besseren Überblick über Produkte, Lagerstände und Lieferanten
- Durch eine bessere Übersicht können Sie schneller auf Kundenanfragen reagieren
- Ihre Mitarbeitenden sind zufriedener durch die Vereinfachung Ihrer Arbeit
- Durch eine gute Vorbereitung ist der Übergang vom alten zum neuen System reibungslos abgelaufen
Die häufigsten Fragen zur ERP-Einführung
Was sind Ziele einer ERP-Einführung?
Die Ziele einer ERP-Einführung sind natürlich vielfältig. Die Implementierung eines neuen ERP-Systems kann durch die Verschlankung und Automatisierung von Prozessen dazu beitragen, die Produktivität eines Unternehmens zu erhöhen. Durch die zentrale Verwaltung von Daten kann zudem die Datenqualität und –transparenz erhöht werden, sodass der Überblick verbessert und die Entscheidungsfindung erleichtert wird. Insgesamt könnten durch das effizientere Arbeiten Zeit und damit auch Kosten eingespart werden.
Wie führe ich ein ERP-System ein?
Die Einführung eines ERP-Systems besteht aus mehreren Phasen:
1. Projektinitialisierung: Grundlegende Planung und Vorbereitung des Projekts sowie die Analyse des Unternehmens und der Anforderungen
2. ERP-Auswahl: Vergleich verschiedener Systeme und Anbieter nach vorab definierten Anforderungen und Auswahl eines geeigneten ERP-Systems
3. Implementierung: Installation, Konfiguration und Anpassung des Systems an die eigenen Bedürfnisse
4. Datenmigration: Migration aller relevanten Unternehmensdaten in das neue ERP-System
5. Mitarbeiterschulung: Schulung der Mitarbeitenden im Umgang mit dem neuen ERP-System
6. Go-live: ausgiebiger Test des neuen Systems und anschließender Echtstart
Worauf sollte ich bei der Auswahl eines ERP-Systems achten?
Bei der ERP-Auswahl spielen viele Faktoren eine Rolle. Hierzu gehören unter anderem die eigenen Anforderungen, der Funktionsumfang des Systems, die Kosten sowie die Kompatibilität und Anbindungsmöglichkeiten an bestehende Systeme. Zudem ist es von Vorteil, die Erfahrung des Anbieters mit der eigenen Branche sowie die Supportqualität in die eigenen Überlegungen mit einzubeziehen.
Was ist der Unterschied zwischen einem Lastenheft und einem Pflichtenheft?
Das Lastenheft beinhaltet die Anforderungen eines Unternehmens an ein neues ERP-System und das Pflichtenheft beschreibt die Aufgaben und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung. Kurz gesagt steht im Lastenheft “was” und im Pflichtenheft “wie” etwas umgesetzt werden soll.
Wie lange dauert eine ERP-Einführung?
Wie lange einer ERP-Einführung dauert, wird von unterschiedlichen Faktoren beeinflusst. Dazu gehören z. B. die Größe und Anforderungen des Unternehmens, die Anzahl der Prozesse, die Schnittstellen zu weiteren Systemen und der Aufwand der notwendigen Anpassungen. Der zeitliche Aufwand für eine erfolgreiche ERP-Einführung beträgt in der Regel mehrere Monate, kann bei komplexeren Projekten jedoch auch ein bis zwei Jahre dauern.
Wann sollte ein neues ERP-System implementiert werden?
Es empfiehlt sich ein neues ERP-System zu implementieren, wenn das aktuelle System nicht mehr den eigenen Anforderungen entspricht, beispielsweise weil sich das Unternehmen vergrößert hat und das System nicht skalierbar ist oder bestimmte Funktionen nicht unterstützt werden. Auch technische Gründe können der Auslöser für einen ERP-Wechsel sein. Hierzu können z. B. fehlende Weiterentwicklung und Updates gehören.
Was kostet eine ERP-Einführung?
Die Preise für eine ERP-Einführung können je nach Anforderungen und Unternehmensgröße stark variieren, weshalb eine pauschale Aussage kaum möglich ist.
Die Kosten für das reine ERP-System setzen sich aus Lizenzkosten für Anwender:innen, Anzahl der Module und Hardwarekosten zusammen. Hinzu kommen noch Kosten für Beratung, Implementierung, Anpassungen und Schulungen während der ERP-Einführung.
Für On-Premise-Systeme fallen in der Regel einmalige Kosten an, während Cloud-Systeme monatlich bezahlt werden.
Was sind die Herausforderungen einer ERP-Einführung?
Die Einführung eines ERP-Systems bringt unter anderem folgende Herausforderungen mit sich:
Ziele: Ziele müssen klar und messbar formuliert werden, damit die ERP-Einführung zielgerichtet durchgeführt werden kann und sich das Projekt nicht unnötig in die Länge zieht.
Projektmanagement: die ERP-Einführung ist ein komplexes Projekt. Der Projektmanager sollte deshalb bereits über ausreichend Erfahrung verfügen, damit der Zeit- und Kostenrahmen nicht überschritten wird. Erfahrene ERP-Anbieter können an dieser Stelle eine wichtige Unterstützung sein.
Projektteam: alle Prozesse adäquat zu berücksichtigen ist von enormer Wichtigkeit für den Erfolg einer ERP-Einführung. Stellen Sie deshalb sicher, dass alle Abteilungen in den Einführungsprozess eingebunden werden.
ERP-Auswahl: Der Markt an ERP-Systemen ist groß, vergleichen Sie deshalb mehrere Systeme, um einen besseren Überblick zu erhalten. Ein erster Ansatzpunkt bei der Suche können Lösungen sein, die sich auf Ihre Branche spezialisiert haben.
Akzeptanz: Einige Mitarbeitende haben z. T. Jahre oder sogar Jahrzehnte mit dem Altsystem gearbeitet. Werden sie nicht ausreichend bei der ERP-Einführung mitgenommen, besteht die Gefahr von Akzeptanzproblemen.
Zeit: Neben dem Alltag ist oft nicht viel Zeit für die ERP-Einführung. Sie sollten dem Projektteam dennoch genügend Zeit einräumen, um einen zielgerichteten Einführungsprozess zu gewährleisten. Die investierte Zeit wird sich durch zukünftige Effizienzsteigerungen schnell bezahlt machen.
ERP-Einführung: Lassen Sie sich beraten!
Sie haben Fragen zur ERP Einführung und ALPHAPLAN?
Unsere erfahrenen Expert:innen beraten Sie gerne und stehen Ihnen bei Ihrer ERP-Auswahl kompetent zur Seite.
