ERP-Wechsel: Gründe, Vorteile, Risiken und Vorgehen
Ob zur Effizienzsteigerung, wegen des geringen Funktionsumfanges oder aus technischen Gründen: Die Anlässe für den Wechsel eines ERP-Systems sind vielfältig. Für Unternehmen bieten sich zahlreiche Chancen, aber auch die Risiken sollten genau abgewogen und die Einführung der neuen Software gründlich geplant werden. Auf dieser Seite werden wir das Thema ERP-Wechsel ausführlich unter die Lupe nehmen und Ihnen wertvolle Tipps für einen reibungslosen und erfolgreichen Wechsel geben.
Was Sie auf dieser Seite erwartet:
- Gründe für den ERP-Wechsel
- Wie gehe ich bei einem ERP-Wechsel vor?
- Vorteile eines erfolgreichen ERP-Wechsels
- Worauf sollte ich beim ERP-Wechsel achten?
- Welche Risiken bestehen bei einem ERP-Wechsel?
- 8 Tipps für einen erfolgreichen ERP-Wechsel
- Wer sollte zum Thema ERP-Wechsel unbedingt an einem Tisch sitzen?
Gründe für einen ERP-Wechsel
Es gibt verschiedene Gründe dafür, warum Unternehmen sich für einen Wechsel des ERP-Systems entscheiden. Ein häufiger Grund sind Kosten, die direkt oder indirekt durch ein veraltetes ERP entstehen können, das nicht mehr mit den Entwicklungen im auf dem Markt Schritt halten kann. Das aktuelle System entspricht oft nicht mehr den Anforderungen des Unternehmens, weil es beispielsweise nicht mehr genügend Funktionen bietet, um die Geschäftsprozesse effizient abzubilden oder nicht mehr bei den neuesten Technologien mithalten kann. Auch eine schlechte Benutzerfreundlichkeit oder mangelnder Support seitens des Anbieters können Gründe für einen ERP-Wechsel sein.
Kosten insgesamt
Die Betriebskosten, die ein ERP-System verursacht, sind sehr unterschiedlich und hängen u. a. von dem Software-Lizenzmodell (Cloud- oder On-Premises) und weiteren Kosten z. B. für die Dienstleistungen zur Weiterentwicklung und Wartung des ERP-Systems ab. Je nachdem wie das Unternehmen seit der Anschaffung der ERP-Software gewachsen ist, können die Kosten insgesamt stark ansteigen.
Technische Insellösungen für einzelne Unternehmensprozesse
Wenn das bisherige ERP nicht mehr alle Unternehmensprozesse abdeckt, entstehen häufig technische Insellösungen. Der Abgleich von Daten wird dadurch oft schwieriger und es entstehen vermehrt manuelle Notlösungen.
Ausbremsen des Tagesgeschäfts durch langsame Geschwindigkeit
Veraltete ERP-Systeme weisen häufig eine langsamere Geschwindigkeit durch lange Ladezeiten auf. Das Tagesgeschäft wird infolgedessen ausgebremst. Das kann zu genervten Mitarbeitenden – und je nach Anwendungsbereich auch Kund:innen – führen.
Umständliche und kostenintensive Arbeitsprozesse
Bei einem veralteten ERP-System können sich komplizierte und improvisierte Arbeitsprozesse einschleichen, die auf Dauer kostenintensiv werden. Sie entstehen beispielsweise dann, wenn bestimmte Funktionen nicht verfügbar oder zu unflexibel sind. Dem Unternehmen entgehen somit Gewinne, die mit optimierten Unternehmensprozessen hätten erzielt werden können.
Fehlende Integration wichtiger Unternehmensbereiche
Wenn wichtige Unternehmensbereiche nicht im ERP-System integriert sind, weil sie bespielweise erst nach der Einführung der Software entstanden sind (z.B. Reklamationsmanagement oder E-Commerce), dann kann die nachträgliche Anpassung – so sie überhaupt möglich ist – umfassend und teuer werden. Der Wechsel zu einem neuen ERP-System wird dadurch attraktiv.
Umständliche Bearbeitungswege innerhalb der bestehenden Software
Oft entstehen mühsame und zeitaufwendige Bearbeitungswege, wenn das ERP nicht mehr vom Anbieter weiterentwickelt wurde und somit den Erfordernissen nicht mehr gerecht wird. Die Bedienbarkeit der Software leidet darunter, was zu unzufriedenen Mitarbeiter:innen führt.
Wie gehe ich bei einem ERP-Wechsel vor?
Wenn Sie sich für einen ERP-Wechsel entschieden haben, dann gehen Sie ähnlich wie bei einer ERP-Neueinführung vor. Wir haben eine umfangreiche und sehr informative Seite zu dem Thema: „ERP-Einführung – Sind Sie gut vorbereitet?“. Wichtig ist vor allem, dass Sie die Mitarbeitenden einbeziehen und Daten, Programme, Schnittstellen und Funktionen im alten ERP-System, die Sie übernehmen wollen, im Blick behalten. Um Probleme bei der Übertragung dieser Bestandteile ins neue ERP-System zu minimieren, bieten sich Teilmigrationen an.
Vorteile eines erfolgreichen ERP-Wechsels
Der Wechsel eines ERP-System kann insgesamt dazu beitragen, die Wettbewerbsfähigkeit Ihres Unternehmens zu stärken und es besser für zukünftiges Wachstum und Erfolg aufzustellen. Die Vorteile des ERP-Wechsels sind selbstverständlich individuell, einige – oft vorkommende – stellen wir Ihnen genauer vor.
Nachhaltige Datenverwaltung
Mit einem neuen und optimierten ERP-System lassen sich Daten nachhaltig verwalten: Sie können besser analysiert und ausgewertet werden. Datenmüll wird leichter erkennbar und kann entfernt werden. Sie erhalten außerdem einen Überblick über Stammdaten, Termine, Aufgaben, Verkaufsbelege wie Angebote, Lieferscheine und Rechnungen, die Kommunikation mit Kunden, die Verkaufs- und Preishistorie, die Umsätze und vieles mehr.
Zeit- und Kostenersparnis
Durch den Wechsel des ERP-Systems werden die Arbeitsabläufe effizienter und nach einer kurzen Eingewöhnung kann eine deutliche Produktivitätssteigerung Ihrer Mitarbeitenden erzielt werden. Durch die schlankeren Prozesse und zusätzliche Automatisierungen können so beträchtliche Zeit- und Kosteneinsparungen realisiert werden.
Zufriedenere Mitarbeitende
Durch den ERP-Wechsel steigt – nach einer Umstellungsphase – die Zufriedenheit der Mitarbeitenden: Ein effizientes und benutzerfreundliches ERP-System kann die Arbeitsabläufe optimieren, die Produktivität steigern und die täglichen Aufgaben erleichtern. Dies kann zu einer Reduzierung manueller Arbeitsschritte, einer verbesserten Datenintegrität und einer schnelleren Informationsverfügbarkeit führen. Mitarbeitende können dadurch effektiver arbeiten, Zeit sparen und sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
Hohe Transparenz mit Überblick über Optimierungsmöglichkeiten
Ein modernes ERP-System ermöglicht eine effizientere und transparentere Abbildung der Geschäftsprozesse und zeigt Ihnen Optimierungsmöglichkeiten, beispielsweise in der Bestandsverwaltung oder den Vertriebsaktivitäten auf. Die leichte Zugänglichkeit aller relevanten Informationen bildet auch die Grundlage für wichtige strategische Entscheidungen.
Mit höherer Flexibilität zukunftsfähig bleiben
Ein aktuelles ERP-System ist flexibel und erweiterbar. Bei neuen Herausforderungen können Prozesse durch die Nutzer:innen geändert und zusätzliche Funktionen hinzugefügt werden. Bei modular aufgebauten ERP-Systemen haben sie zudem den Vorteil, dass Sie Module nach Ihren Vorstellungen zusammenstellen und auch später neue Module hinzubuchen können. Einen Überblick über die ALPHAPLAN ERP-Module finden Sie hier [https://alphaplan.de/erp-module/].
Einfachere Zusammenarbeit mit Partnern, Kunden und intern
Ist der CRM-Bereich im ERP wieder auf dem neuesten Stand, werden das auch die Kund:innen und Partner merken, z.B. durch schnellere Reaktionszeiten bei Anfragen. Alle wichtigen Informationen sind auf einem Blick erkennbar. Ein gut implementiertes ERP-System kann auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessern, was zu einer besseren Teamarbeit und einem positiven Arbeitsumfeld beitragen kann.
Durchgehend digitale und transparente Auftrags- und Belegverwaltung
Eine durchgehend digitale und transparente Auftrags- und Belegverwaltung ermöglicht eine effiziente und zeitsparende Verwaltung von Aufträgen und Belegen, da diese elektronisch erfasst und archiviert werden können. Das lästige Suchen und Sortieren von Papierdokumenten entfällt und Nachverfolgung von Aufträgen wird verbessert, da der Status jederzeit eingesehen werden kann. Durch die Umstellung können zudem automatisierte Prozesse eingeführt werden, wie beispielsweise die automatische Erstellung von Rechnungen. Insgesamt kann die Effizienz gesteigert, Fehler reduziert und die Produktivität verbessert werden.
Worauf sollte ich beim ERP-Wechsel achten?
Insgesamt ist es wichtig, den Wechsel der ERP-Systems eingehend zu planen und alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten. Ein guter ERP-Anbieter bietet Ihnen eine Beratung durch erfahrene Mitarbeiter:innen an, unterstützt Sie während des Umstellungsprozesses und im Anschluss an den ERP-Wechsel stehen Ihnen verschiedene Schulungsmöglichkeiten zur Verfügung.
Welche Risiken bestehen bei einem ERP-Wechsel
Es ist wichtig, die folgenden Risiken zu berücksichtigen und eine sorgfältige Planung und Vorbereitung durchzuführen, um einen reibungslosen ERP-Wechsel zu gewährleisten. Sie sollten sich jedoch nicht zu große Sorgen zu machen: Ein professioneller ERP-Anbieter wird Ihnen dabei helfen die Risiken auf ein Minimum zu reduzieren.
Datenverlust
Beim Wechsel des ERP-Systems besteht die Gefahr, dass Daten verloren gehen oder beschädigt werden. Es ist wichtig, vor dem Wechsel eine umfassende Datensicherungsstrategie zu entwickeln, um dieses Risiko zu minimieren.
Kosten
Ein ERP-Wechsel kann mit erheblichen Kosten verbunden sein, einschließlich der Anschaffung neuer Software, Schulungen für Mitarbeiter:innen und möglicherweise externer Beratungsdienste. Es ist wichtig, die Kosten möglichst genau zu planen und zu budgetieren, um finanzielle Risiken zu minimieren. Achten Sie bereits bei der ERP-Auswahl darauf, dass der Anbieter Ihnen die voraussichtlichen Kosten möglichst transparent darlegt.
Integrationsschwierigkeiten
Ein ERP-Wechsel kann mit erheblichen Kosten verbunden sein, einschließlich der Anschaffung neuer Software, Schulungen für Mitarbeiter:innen und möglicherweise externer Beratungsdienste. Es ist wichtig, die Kosten möglichst genau zu planen und zu budgetieren, um finanzielle Risiken zu minimieren. Achten Sie bereits bei der ERP-Auswahl darauf, dass der Anbieter Ihnen die voraussichtlichen Kosten möglichst transparent darlegt.
Zeitaufwand
Der Zeitaufwand wird bei einem ERP-Wechsel häufig unterschätzt: Es muss ausreichend Zeit für die Planung um Umsetzung eingeräumt werden.
Unklare Anforderungen
Die Anforderungen an das neue ERP-System sind oft unklar, das ERP-Lastenheft nicht ausreichend gepflegt. Umso besser die eigenen Ansprüche geklärt sind, desto zielgerichteter kann die Einführung des neuen ERP-Systems erfolgen.
Unzufriedenheit
Das Projektteam für den ERP-Wechsel sollte mit Bedacht ausgewählt werden, sodass alle Abteilungen und Arbeitsabläufe ausreichend berücksichtigt werden können. Wenn die Mitarbeitenden nicht ausreichend miteinbezogen werden, besteht die Gefahr, dass das neue System nicht akzeptiert wird. Im schlimmsten Fall kann es zu Kündigungen kommen.
8 Tipps für einen erfolgreichen ERP-Wechsel
1.
Planung: Stellen Sie sicher, dass Sie einen detaillierten Plan für den Wechsel haben und berücksichtigen Sie dabei alle beteiligten Abteilungen und Ressourcen.
2.
Evaluierung: Führen Sie eine gründliche Evaluierung der verschiedenen ERP-Systeme durch, um dasjenige zu finden, das am besten zu den Bedürfnissen Ihres Unternehmens passt.
3.
Schulung: Investieren Sie ausreichend Zeit und Ressourcen in die Schulung Ihrer Mitarbeitenden, um die Sicherheit zu haben, dass sie das neue ERP-System effektiv nutzen können.
4.
Datenmigration: Planen Sie die Datenmigration sorgfältig, um zu gewährleisten, dass alle relevanten Daten korrekt übertragen werden.
5.
Testphase: Führen Sie eine umfassende Testphase durch, damit Sie sicher sein können, dass das neue ERP-System reibungslos funktioniert und alle Anforderungen erfüllt.
6.
Kommunikation: Informieren Sie alle betroffenen Mitarbeiter:innen über den Wechsel und halte Sie sie während des gesamten Prozesses auf dem Laufenden.
7.
Unterstützung: Vergewissern Sie sich, dass Sie während des Wechsels ausreichend Unterstützung von dem gewählten ERP-Anbieter erhalten, um mögliche Probleme schnell zu lösen.
8.
Nachbetreuung: Überwachen und bewerten Sie regelmäßig die Leistung des neuen ERP-Systems, um sicherzustellen, dass es den gewünschten Nutzen bringt.
Wer sollte zum Thema ERP-Wechsel unbedingt an einem Tisch sitzen?
Bei einem ERP-Wechsel sollten verschiedene interne und externe Stakeholder an einem Tisch sitzen. Während des gesamten Prozesses sollten intern Vertreter:innen aus den relevanten Abteilungen wie IT, Finanzen, Produktion und Vertrieb dabei sein und ein abteilungsübergreifendes Projetteam bilden. Extern sollten Fachleute des neuen ERP-Anbieters sowie möglicherweise externe Berater:innnen oder Implementierungspartner hinzugezogen werden. Diese können mit einem objektiven Blick den Prozess begleiten. Durch die Beteiligung aller relevanten Parteien können unterschiedliche Perspektiven und Anforderungen berücksichtigt werden, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.
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