ERP Software Elektronik-Distribution
Unternehmen, die mit elektronischen Bauelementen handeln, brauchen ein Elektronik-ERP-System, das komplexe Aufgaben meistert.
Welche Herausforderungen sollte Ihr Elektronik-ERP meistern?
- Das ERP sollte Datecodes verwalten
- Das ERP sollte Ship-and-Debit-Vereinbarungen abbilden
- Das ERP sollte Lieferantenquotes verwalten
- Das ERP sollte eine Lieferterminüberwachung und die Lieferung zum Wunschtermin ermöglichen
- Das ERP sollte reverse-charge-fähig sein
- Das ERP sollte Ursprungszeugnisse verwalten
- Das ERP sollte Währungskursabsicherungen berücksichtigen
- Das ERP sollte Barcodes generieren
- Das ERP sollte EDI-freundlich sein
- Das ERP sollte Neuaufträge und Rahmenverträge trennen
- Das ERP sollte die Lagerverfügbarkeit für jede angefragte Position darstellen
Anbieter von ERP-Software für Elektronik brauchen Erfahrung und tiefe Branchenkenntnisse aus der Elektronik-Distribution. Klar, es geht etwa um RoHS- und REACH-Kennzeichnungen, kundenspezifische Artikelnummern oder Reverse-Charge. Aber Sie wollen viele weitere Prozesse in einem ERP überzeugend abbilden.
Die Elektronik-Distribution setzt in Deutschland jährlich knapp fünf Milliarden Euro um. Als Teilbereich des Elektronikhandels ist die Branche hochspezialisiert – auf elektronische Bauelemente aus den USA oder Asien. Sie beliefert vor allem große Elektronikfertiger, die wiederum Auftragnehmer anderer Industrieunternehmen sind – etwa Maschinenbau oder Automobilindustrie. Die Distributoren sind Vertragspartner großer Hersteller oder freie Händler.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Herausforderungen ein Elektronik-ERP meistern sollte.
Robert Lüers und Niclas Ebenthal über branchenspezifische Anforderungen der Elektronik-Branche
Kontakt:
+49 (0)421 35017 – 0
rlueers@cvs.de
nebenthal@cvs.de
Mit der ERP-Software Elektronik Datecodes zu Chargen verwalten
Was bedeutet das konkret für den Elektronikhandel?
Als Elektronikhändler wollen Sie wissen, wie alt Ihre Ware wirklich ist. Denn davon hängt ab, ob Sie zu ganz konkreten Kundenanforderungen lieferfähig sind – und die Ware verkaufen können. Chargen müssen mit Datecodes (Herstellungsdatum) versehen sein und zweifelsfrei bestimmten Aufträgen zugeordnet werden. Ihr branchenspezifisches Elektronik-ERP sollte also Chargen mit den entsprechenden Datecodes verwalten und sie einzelnen Aufträgen zuordnen können. Auch den Wunsch nach chargenreinen Lieferungen sollte das ERP berücksichtigen.
Bei Kundenanfragen oder Aufträgen ist die Lieferfähigkeit zu prüfen. Lagerbestände bzw. bestimmte Chargen könnten für spätere Aufträge reserviert sein. So etwas kann schnell komplex werden. Ein ERP für den Elektrohandel sollte also transparent, übersichtlich und nach eigenen Kriterien filtern können. Das muss im Arbeitsalltag einfach und schnell funktionieren.
Als Elektronikhandel auch bei komplexen Anforderungen den Überblick behalten
Wenn Sie keine Charge mit gewünschten Datecode auf Lager haben, müssen Sie diese erst beschaffen. Der in Ihrem Elektronik-ERP integrierte Anfrage- und Bestellprozess bei Lieferanten bzw. Herstellern ist nahtlos mit dem Kundenvorgang verbunden, damit Sie auch im Nachhinein die gesamte Prozesskette nachvollziehen können.
Zudem gibt es in der gesamten Branche Hersteller-Artikelnummern, kundenspezifische Artikelnummern und Ihre eigenen Artikelnummern. Das heißt: Im Einkauf hat der Artikel eine andere Nummer als im Verkauf. Ein gutes ERP kann unterscheiden zwischen Hersteller-Artikelnummer, kundenspezifischer Artikelnummer und eigener Artikelnummer. Die Artikelsuche sollte, insbesondere im ERP für die Elektronik-Distribution, nach allen Nummern möglich sein.
Außerdem sollte die ERP-Software einen Ausdruck dieser unterschiedlichen Artikelnummern pro Position auf Ihren Belegen ermöglichen. Der Vorteil für ERP-Anwender: Eventuelle Copy-and-paste-Arbeiten aus Ihrer Tabellenkalkulation entfallen so. Das spart wertvolle Zeit.
Elektronik-Distributoren haben ein Ziel: Sie wollen elektronische Bauelemente in großen Stückzahlen zu attraktiven Preisen und mit möglichst kurzen Lieferzeiten für die Industrie bereitstellen.
ERP Software Elektronik Beratung
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Mit ERP-System Elektronik Ship-and-Debit- Vereinbarungen abbilden
Was bedeutet das konkret für die Elektronik-Distribution?
Als Elektronik-Distributor kaufen Sie Ihre elektronischen Bauteile üblicherweise zu Standardpreisen bei Ihren Lieferanten bzw. Herstellern ein. Das hat drei Vorteile:
- eine beschleunigte kaufmännische Abwicklung
- einen verringerten organisatorischen Aufwand
- eine Senkung der Beschaffungskosten
Jedoch genießen einige Ihrer Kunden bei bestimmten Artikeln günstige Verkaufspreise, die möglicherweise unter Ihren jeweiligen Standard-Einkaufspreisen liegen. Um diese Kunden beliefern zu können, haben Sie mit Ihren Lieferanten bzw. Herstellern entsprechend günstige Einkaufspreise vereinbart. Mit diesem Ship-and-Debit-Verfahren können Sie Ihre Zielmarge erreichen. Wenn Sie nun im Rahmen einer Ship-and-Debit-Vereinbarung Artikel zum Standard-Einkaufspreis an Ihren Kunden ausliefern (ship), lassen Sie sich die Differenz zwischen Standard-Einkaufspreis und kundenspezifischem Einkaufspreis von Ihrem Lieferanten bzw. Hersteller nachträglich vergüten (debit).
In diesem Zusammenhang muss die ERP-Software für Elektronik Ship-and-Debit-Vereinbarungen für verschiedene Lieferanten bzw. Hersteller, Artikel und Endkunden sauber abwickeln. Der klare Vorteil: Als Elektronik-Distributor haben Sie die Ware zum Standardpreis eingekauft. Wenn Ihr ERP anzeigt, ob ein bestimmter Artikel für einen bestimmten Kunden ship-and-debit-fähig ist, können Sie sofort entscheiden, ob Sie aus dem verfügbaren Lagerbestand liefern und eine nachträgliche Rückvergütung via Lieferanten-Wertgutschrift initiieren.
Eine ERP-Software, die das Ship-and-Debit-Verfahren beherrscht, ist für Elektronik-Distributoren aus dem Mittelstand eine große Hilfe.
Mit einem Elektronik ERP Lieferantenquotes verwalten
Als Elektronik-Distributor möchten Sie Ihre kundenspezifischen Einkaufspreise verwalten. Dafür hinterlegen Sie zu diesen Konditionen die entsprechende Quote-Nummer. Bei einer auftragsbezogenen Beschaffung sollte die ERP-Software den vereinbarte Quote-Preis heranziehen.
Elektronik-ERP mit Lieferterminüberwachung und Lieferung zum Wunschtermin
Ein spezielles ERP für die Elektro-Distribution sollte mindestens drei Termine pro Auftragsposition verwalten – im Einkauf und im Verkauf:
- Wunschtermin (des Kunden)
- Bestätigten Liefertermin (des Distributors)
- Warenausgangstermin (Versandtermin des Distributors)
Das ERP-Programm sollte in der Lage sein, komplexe Terminabfolgen detailliert und übersichtlich darzustellen.
Die Elektronik ERP Software sollte reverse-charge-fähig sein
Sind bestimmte elektronische Baugruppen laut § 13b UStG reverse-charge-pflichtige Artikel, bei denen keine Umsatzsteuer erhoben wird, entfällt auch die Vorsteuerrückerstattung. Das ERP-System sollte diese Artikel von steuerpflichtigen Artikeln unterscheiden können – und umsatzsteuerfrei im Beleg ausweisen.
Mit der ERP Software Ursprungszeugnisse verwalten
Wenn Ihr Auftraggeber Ursprungszeugnisse für Ihre Artikel verlangt, dann sollten Sie mit Hilfe eines ERP für Elektronik-Distribution den Nachweis einfach führen können. Ursprungszeugnis und Artikelverwaltung sollten Sie in einem System führen und nicht erst umständlich Aktenordner wälzen. Das ist übersichtlich und es erleichtert die Wiederauffindbarkeit.
Elektronik-Distribution benötigt Währungskursabsicherungen
Bei Rahmenverträgen über längere Laufzeiten ergibt es Sinn, einzelne Aufträge gegen einen vereinbarten Fremdwährungskurs abzusichern. Ziel: Ihre Marge soll konstant bleiben. In einem für die Elektronik-Distribution geeigneten ERP sollten Sie in diesem Fall den Wechselkurs hinterlegen können, zu dem das Geschäft durchgeführt wird. Die Differenzberechnung sollte im ERP automatisch erfolgen.
Barcodes mit der Elektronik-ERP Software generieren
Wenn die Kunden von Ihnen als Distributor Barcodes verlangen, sollte ein branchenspezifisches Elektronik-ERP in der Lage sein, ein- und zweidimensionale Barcodes aus der Software zu generieren – auch kundenspezifisch.
Die ERP Software sollte EDI-freundlich sein
Wenn Sie als Elektronik-Distributor EDI-fähige Systeme für den automatisierten Datenaustausch brauchen – ob im Einkauf oder Verkauf –, dann sollte Ihr ERP eine entsprechende Schnittstellenfreundlichkeit mitbringen. Und: Ihr ERP-Anbieter sollte in der Lage sein, Schnittstellen bedarfsgerecht anzupassen.
Mit Elektronik ERP Software Neuaufträge und Rahmenverträge trennen
In einem Rahmenvertrag legen Sie Mengen, Konditionen und Laufzeiten fest. Auch bei ungeplanten Abrufkorrekturen sollte ein für die Elektronik-Distribution geeignetes ERP in der Lage sein, die geänderten Mengen auf den Rahmenvertrag zurückzuführen. Der Vorteil: So werden auch bei Abrufkorrekturen (etwa via EDI) die geforderten Mengen automatisch dem Rahmenvertrag zugeordnet – und nicht als Neuauftrag gebucht.
Lagerverfügbarkeit für jede angefragte Position darstellen
In einem modernen Elektronik-ERP sehen Sie die künftigen geplanten Zu- und Abgänge nicht nur mengenmäßig, sondern auch auf einer Zeitachse. Damit können Sie Ihrem Kunden sofort sagen, ob und wann Sie seinen Auftrag bedienen können. Außerdem sind Sie schnell handlungsfähig und können entscheiden, ob Sie Waren nachbestellen müssen – oder nicht.
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