ERP Software für die Elektronikdistribution
Unternehmen, die mit elektronischen Bauelementen handeln, brauchen ein ERP-System, das komplexe Aufgaben meistert.
Welche Herausforderungen sollte Ihre ERP Software in der Elektronikdistribution meistern?
- Das ERP sollte Datecodes verwalten
- Das ERP sollte Ship-and-Debit-Vereinbarungen abbilden
- Das ERP sollte Lieferantenquotes verwalten
- Das ERP sollte eine Lieferterminüberwachung und die Lieferung zum Wunschtermin ermöglichen
- Das ERP sollte reverse-charge-fähig sein
- Das ERP sollte Ursprungszeugnisse verwalten
- Das ERP sollte Währungskursabsicherungen berücksichtigen
- Das ERP sollte Barcodes generieren
- Das ERP sollte EDI-freundlich sein
- Das ERP sollte Neuaufträge und Rahmenverträge trennen
- Das ERP sollte die Lagerverfügbarkeit für jede angefragte Position darstellen
Anbieter von ERP-Systemen brauchen Erfahrung und tiefe Branchenkenntnisse. Klar, es geht etwa um RoHS- und REACH-Kennzeichnungen, kundenspezifische Artikelnummern oder Reverse-Charge. Aber Sie wollen viele weitere Prozesse in einem ERP überzeugend abbilden.
Die Elektronikdistribution setzt in Deutschland jährlich knapp fünf Milliarden Euro um. Als Teilbereich des Elektronikhandels ist die Branche hochspezialisiert – auf elektronische Bauelemente aus den USA oder Asien. Sie beliefert vor allem große Elektronikfertiger, die wiederum Auftragnehmer anderer Industrieunternehmen sind – etwa Maschinenbau oder Automobilindustrie. Die Distributoren sind Vertragspartner großer Hersteller oder freie Händler.
In diesem Artikel erfahren Sie, welche Herausforderungen ein ERP für die Elektronikdistribution meistern sollte.
Robert Lüers und Niclas Ebenthal über branchenspezifische Anforderungen der Elektronik-Branche
Kontakt:
+49 (0)421 35017 – 0
rlueers@cvs.de
nebenthal@cvs.de
Die ERP Software sollte Datecodes zu Chargen verwalten
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Als Distributor wollen Sie wissen, wie alt Ihre Ware wirklich ist. Denn davon hängt ab, ob Sie zu ganz konkreten Kundenanforderungen lieferfähig sind – und die Ware verkaufen können. Chargen müssen mit Datecodes (Herstellungsdatum) versehen sein und zweifelsfrei bestimmten Aufträgen zugeordnet werden. Ihr ERP sollte also Chargen mit den entsprechenden Datecodes verwalten und sie einzelnen Aufträgen zuordnen können. Auch den Wunsch nach chargenreinen Lieferungen sollte das ERP berücksichtigen.
Bei Kundenanfragen oder Aufträgen ist die Lieferfähigkeit zu prüfen. Lagerbestände bzw. bestimmte Chargen könnten für spätere Aufträge reserviert sein. So etwas kann schnell komplex werden. Ein ERP sollte also transparent, übersichtlich und nach eigenen Kriterien filtern können. Das muss im Arbeitsalltag einfach und schnell funktionieren.
Wenn Sie keine Charge mit gewünschten Datecode auf Lager haben, müssen Sie diese erst beschaffen. Der in Ihrem ERP integrierte Anfrage- und Bestellprozess bei Lieferanten bzw. Herstellern ist nahtlos mit dem Kundenvorgang verbunden, damit Sie auch im Nachhinein die gesamte Prozesskette nachvollziehen können.
Zudem gibt es in der gesamten Branche Hersteller-Artikelnummern, kundenspezifische Artikelnummern und Ihre eigenen Artikelnummern. Das heißt: Im Einkauf hat der Artikel eine andere Nummer als im Verkauf. Ein gutes ERP kann unterscheiden zwischen Hersteller-Artikelnummer, kundenspezifischer Artikelnummer und eigener Artikelnummer. Die Artikelsuche im ERP sollte nach allen Nummern möglich sein.
Außerdem sollte das ERP einen Ausdruck dieser unterschiedlichen Artikelnummern pro Position auf Ihren Belegen ermöglichen. Der Vorteil für ERP-Anwender: Eventuelle „Copy-and-paste“-Arbeiten aus Ihrer Tabellenkalkulation entfallen so. Das spart wertvolle Zeit.
Distributoren haben ein Ziel: Sie wollen elektronische Bauelemente in großen Stückzahlen zu attraktiven Preisen und mit möglichst kurzen Lieferzeiten für die Industrie bereitstellen.
Die ERP Software sollte Ship-and-Debit- Vereinbarungen abbilden
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Als Distributor kaufen Sie Ihre elektronischen Bauteile üblicherweise zu Standardpreisen bei Ihren Lieferanten bzw. Herstellern ein. Das hat drei Vorteile:
- eine beschleunigte kaufmännische Abwicklung
- einen verringerten organisatorischen Aufwand
- eine Senkung der Beschaffungskosten
Jedoch genießen einige Ihrer Kunden bei bestimmten Artikeln günstige Verkaufspreise, die möglicherweise unter Ihren jeweiligen Standard-Einkaufspreisen liegen. Um diese Kunden beliefern zu können, haben Sie mit Ihren Lieferanten bzw. Herstellern entsprechend günstige Einkaufspreise vereinbart. Mit diesem „Ship-and-Debit“ genannten Verfahren können Sie Ihre Zielmarge erreichen. Wenn Sie nun im Rahmen einer Ship-and-Debit-Vereinbarung Artikel zum Standard-Einkaufspreis an Ihren Kunden ausliefern (ship), lassen Sie sich die Differenz zwischen Standard-Einkaufspreis und kundenspezifischem Einkaufspreis von Ihrem Lieferanten bzw. Hersteller nachträglich vergüten (debit).
In diesem Zusammenhang muss die ERP-Software Ship-and-Debit-Vereinbarungen für verschiedene Lieferanten bzw. Hersteller, Artikel und Endkunden sauber abwickeln. Der klare Vorteil: Als Distributor haben Sie die Ware zum Standardpreis eingekauft. Wenn Ihr ERP anzeigt, ob ein bestimmter Artikel für einen bestimmten Kunden ship-and-debit-fähig ist, können Sie sofort entscheiden, ob Sie aus dem verfügbaren Lagerbestand liefern und eine nachträgliche Rückvergütung via Lieferanten-Wertgutschrift initiieren.
Eine ERP-Software, die das Ship-and-Debit-Verfahren beherrscht, ist für Elektronikdistributoren aus dem Mittelstand eine große Hilfe.
Die ERP Software sollte Lieferantenquotes verwalten
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Als Distributor möchten Sie Ihre kundenspezifischen Einkaufspreise verwalten. Dafür hinterlegen Sie zu diesen Konditionen die entsprechende Quote-Nummer. Bei einer auftragsbezogenen Beschaffung sollte das ERP den vereinbarte Quote-Preis heranziehen.
Die ERP Software sollte eine Lieferterminüberwachung und die Lieferung zum Wunschtermin ermöglichen
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Das ERP sollte mindestens drei Termine pro Auftragsposition verwalten – im Einkauf und im Verkauf:
- Wunschtermin (des Kunden)
- bestätigten Liefertermin (des Distributors)
- Warenausgangstermin (Versandtermin des Distributors)
Das ERP sollte in der Lage sein, komplexe Terminabfolgen detailliert und übersichtlich darzustellen.
Die ERP Software sollte reverse-charge-fähig sein
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Sind bestimmte elektronische Baugruppen laut § 13b UStG reverse-charge-pflichtige Artikel, bei denen keine Umsatzsteuer erhoben wird, entfällt auch die Vorsteuerrückerstattung. Das ERP-System sollte diese Artikel von steuerpflichtigen Artikeln unterscheiden können – und umsatzsteuerfrei im Beleg ausweisen.
Die ERP Software sollte Ursprungszeugnisse verwalten
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Wenn Ihr Auftraggeber Ursprungszeugnisse für Ihre Artikel verlangt, dann sollten Sie mit Hilfe Ihres ERP den Nachweis einfach führen können. Ursprungszeugnis und Artikelverwaltung sollten Sie in einem System führen – und nicht erst umständlich Aktenordner wälzen. Das ist übersichtlich – und es erleichtert die Wiederauffindbarkeit.
Die ERP Software sollte Währungskursabsicherungen berücksichtigen
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Bei Rahmenverträgen über längere Laufzeiten ergibt es Sinn, einzelne Aufträge gegen einen vereinbarten Fremdwährungskurs abzusichern. Ziel: Ihre Marge soll konstant bleiben. Im ERP sollten Sie in diesem Fall den Wechselkurs hinterlegen können, zu dem das Geschäft durchgeführt wird. Die Differenzberechnung sollte im ERP automatisch erfolgen.
Die ERP Software sollte Barcodes generieren können
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Wenn die Kunden von Ihnen als Distributor Barcodes verlangen, sollte das ERP in der Lage sein, ein- und zweidimensionale Barcodes aus dem ERP zu generieren – auch kundenspezifisch.
Das ERP Software sollte EDI-freundlich sein
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
Wenn Sie als Elektronikdistributor EDI-fähige Systeme für den automatisierten Datenaustausch brauchen – ob im Einkauf oder Verkauf –, dann sollte Ihr ERP eine entsprechende „Schnittstellenfreundlichkeit“ mitbringen. Und: Ihr ERP-Anbieter sollte in der Lage sein, Schnittstellen bedarfsgerecht anzupassen.
Die ERP Software sollte Neuaufträge und Rahmenverträge trennen
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
In einem Rahmenvertrag legen Sie Mengen, Konditionen und Laufzeiten fest. Auch bei ungeplanten Abrufkorrekturen sollte Ihr ERP in der Lage sein, die geänderten Mengen auf den Rahmenvertrag zurückzuführen. Der Vorteil: So werden auch bei Abrufkorrekturen (etwa via EDI) die geforderten Mengen automatisch dem Rahmenvertrag zugeordnet – und nicht als Neuauftrag gebucht.
Die ERP Software sollte die Lagerverfügbarkeit für jede angefragte Position darstellen
Was bedeutet das konkret für die Elektronikdistribution?
In einem modernen ERP sehen Sie die künftigen geplanten Zu- und Abgänge nicht nur mengenmäßig, sondern auch auf einer Zeitachse. Damit können Sie Ihrem Kunden sofort sagen, ob und wann Sie seinen Auftrag bedienen können. Außerdem sind Sie schnell handlungsfähig und können entscheiden, ob Sie Waren nachbestellen müssen – oder nicht.
