Im Internationalen Handel geht es immer um Kalkulationen und Container-Tracking. Auch mit Packlisten und Proformarechnung (englisch: proforma invoice) müssen sich internationale Händler beschäftigen. Embargos sind gerade für den Exporteur ein wichtiges Thema.
Ein ERP-System muss Unternehmen im Internationalen Handel mit entsprechenden Funktionen unterstützen. Langjährige Erfahrungen der ERP-Entwickler mit den Besonderheiten dieser Branche sind dafür erforderlich.
Robert Lüers und Niclas Ebenthal über branchenspezifische Anforderungen für den Internationalen Handel
Kontakt:
+49 (0)421 35017 – 0
rlueers@cvs.de
nebenthal@cvs.de
Es kommt eine Menge Arbeit auf einen Importeur zu, wenn er Waren aus dem Ausland bestellt. Trotz gut eingespielter Handelsprozesse in Zeiten der Globalisierung bleiben Auslandsimporte kompliziert, und bei der Preiskalkulation der Waren sind viele Einzelkosten zu berücksichtigen: Verzollung, Terminal Handling Charge (THC), Demurrage (deutsch: Liegegeld), Versicherung, Umladung auf andere Transportmittel wie Bahn oder Lkw. All diese Kosten müssen Importeure auf den Einzelartikel herunter kalkulieren.
ERP-Entwickler müssen die spezifischen Anforderungen des Internationalen Handels kennen und die benötigten Funktionen für eine gut funktionierende Praxis bereitstellen.
Deutsche Importeure beziehen einen Großteil ihrer Waren aus dem asiatischen Raum. Oft geht es dabei um hohe Stückzahlen und containerweise Transporte auf dem Seeweg (schwimmende Ware). Damit verbunden sind lange Lieferzeiten, die wiederum Importeure zur Bestellung größerer Mengen veranlassen. So senken sie einerseits die Transportkosten pro Stück und bleiben andererseits ihren Kunden gegenüber lieferfähig. Entsprechende Planungen und die detaillierte Kontrolle der Lieferprozesse sollte ein ERP-System wirksam unterstützen.
Ein ERP-System kann hilfreich für die Planung sein, wenn es Trackingdaten zur Sendungsverfolgung verarbeiten kann.
Eine Nachverfolgbarkeit der Fracht via GPS wird mehr und mehr zum Standard. Entsprechend braucht das ERP-System ein passendes Modul für das Container-Tracking. So können Importeure auf einem Blick sehen, wo sich die Fracht befindet, ob es zu Verzögerungen kommt und ggf. schnell reagieren.
Sowohl Importeure als auch Exporteure müssen sich im Vorfeld darüber informieren, was sie aus bestimmten Ländern in ihr jeweiliges Land importieren dürfen. Gleiches gilt für den Export in andere Länder. Stichwort: Embargo. Embargos beinhalten nicht nur die Ein- und Ausfuhr von Gütern. Sie betreffen auch Zahlungsverkehr, Dienstleistungen oder Abschlüsse und Erfüllungen von Verträgen.
Embargo ist spanisch und bedeutet übersetzt “Beschlagnahme”. Es regelt, was ein Land importieren und exportieren darf – und was verboten ist. Staatsorgane entscheiden darüber, was in jeweiligen Ländern als Embargo gilt. Staaten verhängen Embargos, um bestimmte Länder vom Im- und Export abzuschneiden. Der deutsche Staat kennt drei verschiedene Embargo-Arten.
Totalembargos sind umfassende Verbote im Außenwirtschaftsverkehr. Sie lassen häufig Ausnahmen für humanitäre Zwecke zu.
Sie haben Fragen zum ALPHAPLAN ERP-System?
Unsere erfahrenen Experten beraten Sie gerne und stehen Ihnen bei Ihrer ERP-Auswahl kompetent zur Seite.
Exporteure arbeiten meist just-in-time. Kommt ein Auftrag herein, müssen sie schnell reagieren. Oftmals haben sie ein kleines Lager. Das heißt, sie müssen ihren Einkauf planen, um weltweit Geschäfte abzuwickeln. Das ERP-System sollte auftragsbezogene Einkäufe und Streckengeschäfte nahtlos abbilden und verwalten können.
Nach Afrika exportieren viele Händler Pkw, Lkw, Autoersatzteile und technische Produkte. In den asiatischen Raum exportieren deutsche Händler vor allem Hightech-Produkte und Maschinenbau-Elemente. In Russland sind fertige Produktionsanlagen besonders oft gefragt – hier treffen die Auftragsfertigung und der Internationale Handel (speziell der Export) aufeinander.
Beim Export in Drittländer müssen Exporteure immer den Zoll einkalkulieren. Sie prüfen, ob das Produkt unter ein Embargo fällt, wie viel Zoll bezahlt werden muss, und wie lange die Fracht beim Zoll liegt. All das müssen Exporteure in ihrem ERP erfassen können. Es muss nachvollziehbar sein, ob und wie lange die Ware beim Zoll liegt – auf einem Blick.
Auch die Zollabwicklung ist zu berücksichtigen, vor allem wenn es um neue Produkte geht, oft aus der Elektronikbranche. Bei diesen Erzeugnissen kann die Zollabfertigung einige Zeit dauern. Derlei Verzögerungen sind vom Warenempfänger einzukalkulieren.
Der Zoll verlangt Auskunft darüber, was exportiert werden soll, bzw. was sich in einer Verpackung (Paket, Container) befindet. Auskunft darüber gibt die Packliste, die zu den Begleitdokumenten einer Exportsendung gehört. Wichtig beim Zoll ist auch die Proformarechnung. Das ist das Dokument, das Sie Ihren Kunden schicken. Ihr Kunde geht damit zum Zoll und informiert sich, ob er die Ware importieren darf – und wie viel er bezahlen muss.
Sowohl Packliste als auch Proformarechnungen werden vom ERP erstellt und verwaltet.
Wer ist Exporteur?
Wer ist Warenempfänger?
Welche Mengen werden von welchen Produkten verschickt?
Wie lautet die Zolltarifnummer?
Wie hoch ist der Warenwert?
Die Proformarechnung ist kein verbindlicher, steuerrechtlicher Vorgang. Ein deutsches Unternehmen kann beliebig viele Proformarechnungen stellen – ohne dafür Steuern zu zahlen, weder Körperschaftssteuern, noch Umsatzsteuern.
Eine Proformarechnung ist wie ein Angebot. Sie wird für den Export immer wieder benötigt, weil der Kunde die Ware in seinem Land anmelden muss.
Die Herausforderung an das ERP-System: Es muss alle Posten buchen können, die Proformarechnungen und Packlisten beinhalten.
Beim Internationalen Handel spielen Fremdsprachenkenntnisse eine entscheidende Rolle. Vorteilhaft für Exporteure ist ein ERP-System, das mit Fremdsprachen umgehen kann – mit dem Sie z. B. Formulare und Rechnungsbelege für Ihre Kunden problemlos in deren Landessprache erstellen können.
Auch die Abrechnung in der jeweiligen Landeswährung innerhalb der ERP-Software kann für Exportunternehmen unverzichtbar sein. Japan ist da nur ein Beispiel: „Aus vielen Projekten wissen wir, dass japanische Unternehmen fast immer im Yen abrechnen. Ein ERP sollte diese Möglichkeit bieten“, weiß Robert Lüers, Vertriebsleiter von ALPHAPLAN ERP.
Bei Rahmenverträgen über längere Laufzeiten ergibt es Sinn, einzelne Aufträge gegen einen vereinbarten Fremdwährungskurs abzusichern. Ziel: Ihre Marge soll konstant bleiben. Im ERP sollten Sie in diesem Fall den Wechselkurs hinterlegen können, zu dem das Geschäft durchgeführt wird. Die Differenzberechnung sollte im ERP automatisch erfolgen.
Importeure und Exporteure arbeiten im Welthandel teilweise unter erschwerten Bedingungen. Die Ware legt lange Wege zurück und verbleibt oft lange beim Zoll. Das erschwert eine vorausschauend Planung und erfordert kurze Reaktionszeiten – dabei hilft das geeignete ERP-System.
Sind Sie selbst im Internationalen Handel tätig und stehen vor der Wahl eines geeigneten ERP-Systems, prüfen Sie, ob der ERP-Hersteller die branchenspezifischen Anforderungen kennt und dessen Software die entsprechenden Funktionen aufweist.
Sie haben Fragen zum ALPHAPLAN ERP-System?
Unsere erfahrenen Experten beraten Sie gerne und stehen Ihnen bei Ihrer ERP-Auswahl kompetent zur Seite.
