Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung

Nie wieder doppelte Datenerfassung

Über 1000 Mittelständler vertrauen auf ALPHAPLAN

Alle Referenzen ansehen

Manuelle Prozesse ablösen:
Durchgängige Abläufe von Warenwirtschaft zu DATEV

Im Alltag ohne Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung läuft vieles noch mit Handarbeit und Improvisation: Angebote entstehen in Word, Rechnungen in Excel und irgendwo dazwischen liegen Ordner voller Belege. Wenn die Buchhaltung ruft, werden PDFs zusammengesucht, Zahlungen abgeglichen und alles per E-Mail oder Stick an den Steuerberater geschickt. Der tippt oder importiert die Daten in DATEV, prüft Belege, stellt Rückfragen.

Bis dahin weiß im Unternehmen keiner genau, welche Rechnungen offen sind oder wie es mit den Zahlen aussieht. Eine Warenwirtschaft mit DATEV schafft hingegen Entlastung im Alltag und einen präzisen Überblick:

Warenwirtschaft ohne DATEV

Warenwirtschaft mit DATEV

Datenerfassung

Manuell

Eingabe in mehreren Tabellen

Einmalig

Datenerfassung im operativen Prozess

Übergabe Buchhaltung

Monatlich

Belegsammlung und CSV-Exporte

Automatisch

Automatische Übergabe im DATEV-Format

Fehleranfälligkeit

Sehr hoch

Zahlendreher, doppelte Erfassung,
fehlende Belegnummern

Sehr gering

Eindeutige IDs, automatisierte Kontierung

Informationsstand

Verspätet

Auswertungen über den Steuerberater

Echtzeitübersicht

Offene Posten

Christian Peter

CEO, lntertec
Components GmbH

„Mindestens 20% Zeitersparnis pro Arbeitsplatz seit der Umstellung auf ALPHAPLAN - einfach Wahnsinn!“

Automatisierung statt manueller Fehler
in Verwaltung & Buchhaltung

Manuelle Arbeit kostet Zeit und Nerven: Zwischen Zahlungseingängen, Kontoauszügen und Belegarchiv wird viel manuell erledigt. CSV-Dateien exportieren, Beträge prüfen, Belege an den Steuerberater schicken, Monat für Monat. Dabei unterlaufen trotz hoher Sorgfalt häufig Fehler, die später Stunden kosten. Fehlende Belegnummern, falsche Kontierungen oder Zahlungen ohne Zuordnung gehören zum Alltag.

So arbeitet ALPHAPLAN mit DATEV-Schnittstelle:

Rechnungen und Gutschriften, einkaufs- wie verkaufsseitig, landen automatisch im richtigen Format in DATEV.
Kontierungen werden auf Basis von Artikeln, Steuersätzen und Debitoren/Kreditoren automatisch gesetzt.
Automatisierte Zuordnung von Zahlungseingängen mithilfe eindeutiger Belegnummern.
Offene Posten und Zahlungsläufe sind in der Warenwirtschaft sichtbar.
Rückfragen vom Steuerberater entfallen aufgrund eindeutig übergebener Buchungsinformationen.

ERP-Module für Ihre Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung

Stellen Sie sich Ihr ERP nach eigenen Bedürfnissen zusammen. Neben der Warenwirtschaft, die direkt an DATEV angebunden ist, erleichtern zahlreiche hilfreiche Module Ihren Arbeitsalltag.

Überblick statt manuellem Datenabgleich
im Vertrieb & Kundenservice

Auf der Suche nach dem aktuellen Stand: Ein Kunde fragt, ob seine Lieferung schon raus ist oder ob die Rechnung bezahlt wurde. Die Antwort hängt davon ab, welche Datei gerade aktuell ist. Mal stimmt die Excel-Liste, mal die Mail aus der Buchhaltung. Verbindliche Auskünfte sind schwierig, Rückfragen kosten Zeit und erzeugen Unsicherheit beim Kunden.

So profitieren Sie von ALPHAPLAN:

Entdecken Sie ALPHAPLAN ERP!

Speziell für den mittelständischen Handel entwickelt
Hochgradig individualisierbar & automatisierbar
Modularer Aufbau & leistungsfähige Schnittstellen
Vollständig Skalierbar vom Sortiment über User bis hin zu Standorten
Begleitete Einführung & kontinuierliche, persönliche Betreuung

Korrekte Datensätze
statt wiederkehrender Rückfragen

Jeden Tag stapeln sich Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen. Kundendaten kommen per E-Mail, Preise stehen in Excel, Belege müssen manuell zugeordnet werden. Wenn dann der Steuerberater nachfragt, warum eine Rechnung fehlt oder doppelt gebucht ist, heißt es: suchen, prüfen, erklären. Am Ende bleibt das Gefühl, dieselben Daten mehrfach zu bearbeiten – nur in verschiedenen Programmen.

Hier hilft ALPHAPLAN:

Aufträge, Lieferscheine und Rechnungen werden innerhalb einer nachvollziehbaren und einheitlichen Struktur erstellt.
Alle buchungsrelevanten Informationen entstehen automatisch aus denselben Stammdaten, ohne manuelle Übertragung.
Der Steuerberater erhält vollständige und korrekte Datensätze, die direkt verarbeitet werden können

ERP des Jahres

1 x

ERP-Experten

Jahre Erfahrung

1 +

User

1 +

Transparenter Überblick
statt Wartezeit auf BWA oder Monatsabschluss

Unklarheit dank vager Schätzungen: Entscheidungen sollen auf Zahlen basieren, doch die aktuellen Zahlen liegen meist nur beim Steuerberater. Bis die BWA oder der Monatsabschluss kommt, ist die Situation schon wieder anders. Planung und Liquiditätsübersicht beruhen auf Schätzungen statt Echtzeitdaten. Kontrolle wird zur Rückschau.

ALPHAPLAN mit DATEV-Anbindung verändert Ihren Alltag:

12 x ERP-Sieger des Jahres

ALPHAPLAN ist ERP-System des Jahres, unter anderem in den Kategorien Großhandel, International und Omnichannel

Mehr erfahren

FAQ: Access Warenwirtschaft

Was bedeutet Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung?

Eine Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung ermöglicht einen durchgängigen Datenfluss zwischen Warenwirtschaft, Finanzbuchhaltung und Steuerprozessen. Bewegungen aus Einkauf und Verkauf werden automatisiert in DATEV überführt. Das reduziert manuelle Buchungen, senkt Fehlerquoten und erleichtert Abstimmungen mit Steuerberatern. Unternehmen profitieren von höherer Transparenz, schnelleren Monatsabschlüssen und einer verlässlichen Verbindung zwischen operativen Abläufen und Fibu.

Wie funktioniert die Schnittstelle zwischen Warenwirtschaft und DATEV

Die Schnittstelle übermittelt Beleg- und Buchungsinformationen aus Rechnungen und Gutschriften in das Steuer- und Finanzsystem. Dafür werden standardisierte Exportdateien erzeugt, inklusive geprüfter Konten, Steuerschlüssel und Buchungssätze. Die Daten werden gesammelt übertragen und anschließend in der Buchhaltung weiterverarbeitet.

Welche Vorteile hat eine Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung?

Belege und Buchungsdaten werden automatisch an das Finanz- und Steuersystem übertragen
Weniger manuelle Eingaben und weniger Fehler in Waren- und Lagerabläufen
Abschlüsse laufen schneller, weil die Daten einheitlich und vollständig vorliegen
Steuerberater können Vorgänge einfacher prüfen und verarbeiten
Weniger Brüche zwischen Systemen dank klar definierter Datenformate
Höhere Datenqualität durch geprüfte Konten und korrekte Steuerschlüssel
Vorgänge bleiben nachvollziehbar, weil jede Buchung eindeutig zugeordnet werden kann

Welche Daten werden an DATEV übergeben?

Buchungssätze aus Einkaufs- und Verkaufsprozessen mit geprüften Konten und Steuerschlüsseln
Zahlungsrelevante Informationen zu Kunden und Lieferanten, z. B. Fälligkeitsdaten oder Zahlungsbedingungen
Belege wie Rechnungen, Gutschriften sowie strukturierte Zahlungsdaten

Können Zahlungen und offene Posten aus DATEV zurück in die Warenwirtschaft fließen

In der ALPAHPLAN Warenwirtschaft werden Zahlungen und offene Posten aus DATEV vollständig rückübertragen. Zuvor gelangen Rechnungen und Gutschriften aus Einkauf und Verkauf samt zugehörigen Konten automatisiert in das Finanzsystem, wo sie nur noch durchgebucht werden. Danach erfolgen Rückmeldungen zu offenen Posten sowie teilweisen oder vollständigen Zahlungsausgleichen. Dadurch sind Zahlungsinformationen direkt im System sichtbar, ohne separate Buchhaltungsabfragen.

Ist eine DATEV-Schnittstelle GoBD-konform?

Die DATEV-Schnittstelle innerhalb der ALPHAPLAN Warenwirtschaft kann GoBD-konform arbeiten. Entscheidend ist nicht die Schnittstelle allein, sondern das Zusammenspiel aus System, Exportformaten und internen Prozessen. GoBD verlangt vollständige, richtige und zeitgerechte Aufzeichnungen. Diese müssen technisch und vor allem organisatorisch abgesichert sein.

Wie oft werden Daten an DATEV übergeben?

In der ALPHAPLAN Warenwirtschaft lässt sich das Intervall flexibel einstellen. Häufig werden die Rechnungen zunächst in der Warenwirtschaft gesammelt und am Nachmittag oder Abend an DATEV übertragen.
Es ist auch möglich, die Schnittstelle selber manuell auszulösen, um vorher noch eine eigene Rechnungsprüfung machen zu können. Die Daten werden mit den hinterlegten Konten vollständig exportiert und stehen in DATEV direkt zum Durchbuchen bereit.

Welche Branchen profitieren besonders von einer Warenwirtschaft?

Handelsunternehmen mit breitem Sortiment und hoher Belegmenge
Online-Shops, die eine präzise Bestandskontrolle und automatisierte Buchhaltungsabläufe benötigen
Fertiger mit Materialbedarf, Chargenbewegungen und strukturierter Produktionsplanung
Groß- und Zwischenhändler im B2B-Umfeld mit komplexen Einkaufs- und Verkaufsprozessen
Dienstleister, die artikelbasierte Leistungen transparent dokumentieren müssen

Warenwirtschaft mit DATEV-Anbindung