FAQ: Was ist ein ERP-System? Warenwirtschaft, Rechnungswesen in ALPHAPLAN

ERP steht für „Enterprise Resource Planning“ und dient der bedarfsgerechten Planung, Steuerung und Verwaltung von Unternehmensressourcen wie Kapital, Personal, Material sowie der Informations- und Kommunikationstechnik. Die damit verbundenen betrieblichen und unternehmerischen Prozesse werden von ERP-Systemen unterstützt, deswegen kommt ihnen eine Rückgratfunktion im Unternehmen zu: Informationen werden bereitgestellt, Arbeitsabläufe rationalisiert und automatisiert – für das Unternehmen ergeben sich Zeit- und Kostenersparnisse.

Die wesentlichen Nutzeneffekte beim Einsatz einer ERP Software reichen von der Optimierung geschäftlicher Prozesse bis zur Automatisierung standardisierter Abläufe. Als zentrales Informationssystem unterstützt es intelligente unternehmerische Entscheidungen. Neben einer leistungsfähigen Datenbankbasis verfügen zukunftsfähige ERP über eine hochgradige Anpassungsfähigkeit an Betriebs- und Branchenbedarfe. die Integrierbarkeit spezieller Lösungen für Lager, Zoll, Logistik und dergleichen mehr ist von elementarer Bedeutung. Als warenwirtschaftliche Basis für den immer bedeutender werdenden Multi- bzw. Omnichannel-Handel stellt ein zeitgemäßes ERP die Verbindung zu entsprechenden Middleware-Lösungen her.

Beispielsweise kann ein performantes Suchsystem die Erstellung von Angeboten erheblich erleichtern und eine nachweisbare Effizienz-Steigerung herbeiführen.

Sowohl ERP als auch CRM sollen dabei helfen, den Suchaufwand zu reduzieren, Auswertungen zu ermöglichen und Standardaufgaben schneller zu bearbeiten, das steigert den Umsatz und verringert Betriebskosten.

CRM steht für Customer-Relationship-Management und bietet die Möglichkeit, sämtliche Kundeninformationen über die gesamte Zeit eines Kundenkontakts hinweg zu speichern, zu organisieren und nachzuverfolgen. Es dient dazu, eigene Kunden besser zu verstehen und die Kommunikation für beide Seiten nutzbringend zu gestalten. So unterstützt das CRM die Kundenbindung. Je nach Definition wird es auch als Teil einer ERP-Lösung betrachtet.

Sowohl ERP als auch CRM sollen dabei helfen, den Aufwand für die Informationssuche zu reduzieren, vielfältige Auswertungen zu Kunden, Interessenten und Lieferanten zu ermöglichen und Standardaufgaben schneller zu bearbeiten – die daraus resultierenden Effizienzgewinne bei der Ressourcennutzung verringern die Kosten und verbessern das Betriebsergebnis.

Ist ein CRM im ERP integriert, können neben den betriebswirtschaftlichen Prozessen auch die vielfältigen Aufgabenstellungen in der Kundenbetreuung sowie die Zusammenarbeit mit Lieferanten und Geschäftspartnern auf einer einheitlichen Daten- und Informationsbasis verwaltet und vor allem gestaltet werden. Je nach betrieblichen Gegebenheiten sind sämtliche Informationen an allen Arbeitsplätzen verfügbar, die gesamte Organisation ist so im Sinne nachhaltiger Kundenbeziehungen handlungsfähiger.

Bei der On-Premises-Lösung wird die jeweilige Software auf einem lokalen Server installiert. Dafür bedarf es einer passenden Hardware, Klimatisierung und Räumlichkeit im eigenen Unternehmen. Die Wartung, Verwaltung und die Datensicherung werden eigenständig vorgenommen oder es existiert ggfs. ein Dienstleistungsvertrag mit einem IT-Systemhaus.

Bei einer Cloud-Lösung (siehe auch: ERP in der Cloud) wird die Software auf externen Servern in einem Rechenzentrum betrieben. Unternehmenseigene Server sind nicht erforderlich. Hohe Anschaffungskosten für eine lokale Server-Infrastruktur entfallen. Zudem können mobile Geräte oder Heim-Arbeitsplätze einfacher angebunden werden.

Beim Cloud-Einsatz ist der Standort des Rechenzentrums im Hinblick auf datenschutzrechtliche Bestimmungen zu prüfen.

Es existieren auch Mischformen: Daten und Programme werden nur zum Teil in die Cloud ausgelagert; unternehmenskritische Daten und hohe Datentransfer-Volumina werden weiterhin auf lokalen Servern betrieben.

Für den Mittelstand und große Handelsunternehmen ist eine ERP-Software zur Steuerung der unternehmerischen Prozesse längst unverzichtbar. Aber auch Start-ups können von einem passenden und „mitwachsenden“ ERP profitieren.

Die Frage ist heute nicht mehr, ob ein passendes ERP einen Wettbewerbsvorteil darstellt, sondern wie groß bei dessen Fehlen, Nachteile mit sich bringt.

Die wenigen (kleinen) Unternehmen, die ihre Prozesse noch mit Einzelprogrammen unterstützen und die betrieblichen Kalkulationen mit Excel (beispielsweise) erledigen, sollten sich mit dem ERP-Thema schon dann beschäftigen, wenn sie erfahren, dass ihre derzeitige Lösung noch nicht an ihre Grenzen stößt. Eine rechtzeitige Professionalisierung der betrieblichen Daten- und Informationsverarbeitung vermeidet nicht nur Hemmnisse des geschäftlichen Erfolgs, sondern eröffnet neue Erfolgschancen.

Die Anpassungsfähigkeit von Unternehmenssoftware an die Unternehmensentwicklung ist oft nur begrenzt. Das gilt nicht selten schon bei ihrer Einführung. Oftmals müssen aber nach längerer Laufzeit einer Software mehr und mehr Kompromisse gemacht werden, weil sich wirtschaftliche, rechtliche oder fiskalische Bedingungen ändern. Solche Kompromisse sind nur für eine Übergangszeit vertretbar – eine grundsätzliche Neubewertung des bestehenden Systems ist notwendig. Dabei geht es weniger um einzelne Funktionen, sondern um längerfristige Entwicklungslinien, die ein ERP bietet.

1. Wie anpassungsfähig ist das System grundsätzlich? (Der Wettbewerb, interne Veränderungen, der Bedarf nach funktionalen Erweiterungen und gelegentlich auch der Gesetzgeber erzwingen so manche Anpassungen.)
2. Wie integrationsfähig in neue, übergeordnete Strukturen ist das ERP-System? (Integration in Netzwerke von Lieferanten und Kunden, Unterstützung des Multi-/Omnichannel-Handels sind nur zwei Beispiele.)
3. Was kann das anwendende Unternehmen in eigener Regie anpassen? (Müssen Anpassungen als kostenpflichtige Dienstleistungen mit eventuell längeren Lieferzeiten geordert werden, oder können eigene Fachleute dies so oft und so kurzfristig wie nötig vornehmen?)

Die Antworten auf diese drei Fragen entscheiden darüber, ob ein System-Wechsel notwendig und/oder sinnvoll ist. Lauten sie jeweils „begrenzt“, dann besteht Handlungsbedarf! Das ERP-System spielt eine tragende Rolle in der betrieblichen Wertschöpfung. Probleme an dieser Stelle gefährden direkt den Unternehmenserfolg.

ERP-Systeme unterscheiden sich im Wesentlichen nach Brancheneinsatz, Skalierbarkeit, Funktionsumfang und der erforderlichen Hardware.

Im Idealfall wird durch die ERP-Einführung eine durchgehende Integration aller Geschäftsprozesse erreicht und Insellösungen werden abgeschafft. Das bedarf natürlich einer akribischen Vorbereitung – die bereits ab Vorauswahl des ERP-Anbieters beginnt.

Der Bekanntheitsgrad der Marke oder die Marktpräsenz einer Software spielen bei der Auswahl eher eine Nebenrolle, auf die individuelle Eignung der angebotenen Lösung kommt es an.

Im ersten Schritt wird in Eigenregie die Bedarfsermittlung durchgeführt. Die Ergebnisse fließen daraufhin in das sogenannte „Lastenheft“ (Anforderungskatalog, Grundlage eines späteren Pflichtenhefts.)

Dieser Anforderungskatalog wird dem ERP-Anbieter übermittelt, der wiederum prüft, welchen Erfüllungsgrad seine Software bieten kann. Sinnvollerweise nennt er auch Referenzkunden, die Auskunft sowohl über die Zusammenarbeit mit dem Anbieter als auch zur Eignung der eingesetzten Lösung geben können. Testsiegel und Auszeichnungen der Software (der jährlich stattfindende Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ zeichnet Branchenlösungen aus) komplettieren das Bild für den Interessenten.

Bei der Anschaffung einer ERP fallen Investitionskosten an, die sich je nach Anforderungen an die Software im vier- bis fünfstelligen Bereich bewegen.

Erst nach genauer Festlegung der User-Anzahl, des Funktionsumfangs und des Bedarfs an Dienstleistungen (einmalig und dauerhaft) kann Ihr Anbieter einen hinreichend genauen Preis ermitteln. Durch Eigenleistung (z. B. bei der Übernahme von Altdaten) können Kosten deutlich minimiert werden.

Einige Anbieter offerieren Ratenmodelle, damit sich auch kleinere Unternehmen ein ERP-System leisten können, das mit dem Unternehmenserfolg „mitwachsen“ kann.

Die ERP-Einführung oder der ERP-Wechsel müssen gut terminiert und vorbereitet werden. Fragen Sie, ob der Anbieter eine Einführungsmethodik vorschlägt und ob der Anbieter das Projektmanagement durchführt.

Die konkreten Arbeitsschritte bis zur erfolgreichen Inbetriebnahme der ERP sollten im Vorfeld detailliert durchgesprochen werden. Nicht zu unterschätzende Themen sind die Datenübernahme und rechtzeitige Schulung der Mitarbeiter bei der Einführung.

Nach mehrmaligem Simulieren der Geschäftsprozesse samt ihrer Schnittstellen und einer Testphase kann der Echtbetrieb der ERP-Lösung starten. Die Dauer zwischen Kauf der Software und Beginn des Echtstarts richtet sich nach Komplexitität der Geschäftsprozesse und Größe des Unternehmens.

Der „digitale Wandel“ ist im vollen Gange. Digitalisierung schafft Transparenz im Wettbewerb, setzt wegen ihrer disruptiven Wirkung Branchen und Unternehmen unter Transformationsdruck und verstärkt die Rückgratfunktion des ERP-Systems für sämtliche Geschäftsaktivitäten (E-Business).

Der Digitalisierungsgrad von vielen KMUs ist derzeit noch gering, allerdings mit starken Tendenzen zur zunehmenden Nutzung der Digitalisierungspotentiale – nicht zuletzt aufgrund des Generationswechsels in der Unternehmensleitung.

Die digitale Transformation (in Unternehmen) wird grundlegend organisatorische Strukturen und die in ihnen ablaufenden Prozesse bis hin zu Geschäftsmodellen verändern. Voraussetzung hierfür ist die Digitalisierung sämtlicher Unternehmensbereiche einschließlich der Kommunikation mit allen relevanten Marktteilnehmern (Kunden, Lieferanten, Plattformen).

Interessiert an Digitalisierungsthemen? Schauen Sie auf unserem Blog vorbei. Auch in unserem ERP-Magazin: UPtoDATE werden Trends im IT-Bereich näher beleuchtet.

Das wesentliche Unterscheidungsmerkmal liegt in der Usability von ALPHAPLAN ERP – speziell für Handelsunternehmen ausgelegt.

Das Bedienerkonzept von ALPHAPLAN ERP unterstützt insbesondere die übersichtliche Darstellung von Informationen und Funktionen sowie die schnelle Bewältigung des Tagesgeschäfts.

Das IT-Systemhaus CVS Ingenieurgesellschaft mbH ist ein mittelständisches Software-Unternehmen aus Bremen. Entwicklung, Vertrieb und Support von ALPHAPLAN befinden sich seit über 30 Jahren unter einem Dach. Mehrfach wurde ALPHAPLAN ERP beim bundesweit ausgeschriebenen Wettbewerb „ERP-System des Jahres“ ausgezeichnet. Referenzen aus verschiedenen Branchen belegen den anhaltenden Erfolg von ALPHAPLAN ERP.

ALPHAPLAN ERP im Standard beinhaltet sowohl den Part Warenwirtschaft (Einkauf, Verkauf, Lager, Versand etc.) als auch den Teil CRM (Kontakt- und Terminmanagement, Statistiken).

Ja, Sie können ALPHAPLAN ERP bequem in der Cloud betreiben, ohne einen eigenen Server anschaffen zu müssen.

Über unsere ALPHAPLAN App für den Außendienst haben Ihre Mitarbeiter stets Zugriff auf Kundendaten, Artikel, Bestände, Belege etc. Die App ist derzeit ausschließlich für iOS-Geräte ausgelegt.

Die Programmoberfläche von ALPHAPLAN lässt sich hochgradig personalisieren.

Sie können alle Dialoge und Oberflächen-Elemente (Kacheln, Toolbar, Ereignisse etc.) flexibel via Drag & Drop anordnen. Falls Sie Elemente nicht benötigen, können Sie diese einfach an den Bildschirmrand „wegheften“ oder ganz ausblenden.

Sämtliche Funktionen in ALPHAPLAN lassen sich frei auf Tastaturkürzel legen.

Alle Dialoge und Oberflächen-Elemente lassen sich abdocken und auf einen zweiten Bildschirm legen. Das ermöglicht eine parallele Vorgangsbearbeitung.

Die wichtigsten Funktionen haben wir in unseren Produktbroschüren zusammengefasst. Die Warenwirtschaft-Broschüren mit detaillierten Screenshots der Programmoberfläche können Sie im Downloadbereich ansehen und speichern.

Jede Tabelle in ALPHAPLAN kann sowohl spaltenbezogen als auch gesamt nach dem gewünschten Datensatz durchsucht werden.

Sie werden dabei von einem Suchassistenten, der Ihre Suchanfragen vorsortiert, unterstützt.

ALPHAPLAN unterstützt die moderne Team-Zusammenarbeit durch eine Vielzahl an Austauschmöglichkeiten.

Sie können alle Dialoge (z. B. Belege, Support-Tickets, Projekte oder Artikel) per Mausklick an den gewünschten Kollegen senden und sie zusätzlich mit einer Notiz oder Aufgabe versehen.

ALPHAPLAN bietet eine Telefon- und Chat-Funktion und vieles mehr.

ALPHAPLAN Warenwirtschaft ist insbesondere auf den Handel ausgelegt.

Die Software-Lösung bietet mehrere Optionen adress- sowie artikelseitige Preise und Rabatte zu pflegen. Dies gilt sowohl für den Ein- als auch Verkauf.

Sie können Preise oder Rabatte mit Gültigkeitszeiten versehen. ALPHAPLAN bezieht sich automatisch bei der Belegerfassung auf diese Preise. Mit der Preisprioritätensetzung findet das Programm immer den richtigen Preis.

Jeder Mitarbeiter kann Zugriff auf die kundenspezifischen E-Mails, Termine, Belege usw. haben. Dadurch ist jeder Mitarbeiter stets auskunftsfähig.

ALPHAPLAN ERP kann mit Hilfe von Seriennummern und Chargen eine lückenlose Rückverfolgbarkeit Ihrer Waren gewährleisten. Somit ist eine Rückverfolgbarkeit über Mindesthaltbarkeitsdaten (MHD) oder Date-Codes gewährleistet.

Mit ALPHAPLAN können diverse Lagerorte (Sperrlager, Konsignationslager, Zoll-Lager, Nachschublager, Kommissionierlager …) und sogar die häufig unvermeidbare „chaotische“ Lagerhaltung oder Hochregal-Lager verwalten.

Es wird die direkte Übergabe an DHL (Easylog oder Versenden), GLS (Gepard), UPS (Worldship) und DPD (DeliSprint) unterstützt. Alle weiteren Anbindungen werden mit unserem Partner MHP realisiert, der viele weitere Frachtführer und diverse Speditionen anbindet.

ALPHAPLAN prüft welche Aufträge, mit welchen Prioritäten und Besonderheiten (Mindestwerte, komplette Positionen oder Aufträge), zur Auslieferung bereit sind und erstellt automatisch die dafür notwendigen Kommissionier-Listen. Sind diese abgearbeitet und zurückgemeldet, werden automatisch sämtliche Versand- und Warenbegleitpapiere erstellt.

Mithilfe unserer Entwicklungsumgebung „ALPHAPLAN Design-Kit“ können Sie ALPHAPLAN ERP nach einer Schulung individuell an Ihre Anforderungen anpassen.

Nach Wunsch bauen Ihnen unsere Mitarbeiter individuelle Dialoge und Schnittstellen für Ihre maßgeschneiderte ERP-Lösung.

Ihre Anpassungen bleiben dabei stets updatesicher.

Der „ERP-System des Jahres“-Preis wird von einer Jury namhafter Experten aus der Wissenschaft, aus IT- und Unternehmensberatungen sowie aus Fachmedien alljährlich vergeben. Die Wettbeswerbsteilnehmer beschreiben ein ERP-Projekt nach mehreren Kriterien.

Bei allen Wettbewerben wurden wir sowohl in der Vorbereitungsphase (Erstellung des Wettbewerbsbeitrags) als auch bei der finalen Präsentation von unseren Kunden tatkräftig unterstützt und konnten die Trophäe mehrfach mit nach Hause nehmen (in den Kategorien Handel, Großhandel, Online-Handel, Treiber der Digitalisierung, Omni-Channel-Unterstützung, Internationales ERP oder Multichannel-Handel).

Weitere Informationen erhalten Sie auf der Themenseite „Wettbewerb ERP-System des Jahres„.